Purchase Order Automation bij Galapagos

Onze HyperMissie

Optimaliseren van het hele inkoopproces, van guided buying tot aankooporderbevestigingen
Verbeteren van de supply chain planning
Tijd vrijmaken voor FTE’s om zich te richten op meer waardevolle taken

Ons HyperProces

In eerste instantie had Galapagos als doel om met RPA-automatisering zijn inkoopproces te stroomlijnen. Het werd echter al snel duidelijk dat taakautomatisering an sich niet zou volstaan. Om de ambitieuze doelen die Galapagos gesteld had te bereiken gingen we over tot procesautomatisering.

We voerden een uitgebreide HyperAutomation-studie uit om bestaande kansen en verbeterpunten te identificeren. De eerste stap was om alle afdelingen (van financiën en inkoop tot HR en legal) uit te nodigen en te laten zien wat hyperautomatisering zou kunnen betekenen voor hun dagdagelijkse werkzaamheden: het kostenefficiënt verbeteren van snelheid, efficiëntie en nauwkeurigheid van uitvoering alsook het elimineren van repetitieve taken. Samen met Galapagos ontwikkelden we een reeks use cases die de ruggengraat zouden vormen voor dit automatiseringsproject.

Onze HyperAutomation

Galapagos ontvangt dagelijks talloze aankooporders die afhankelijk zijn van handmatige invoer in een ERP-systeem. Traag, eentonig werk met een relatief hoge foutenlast.

Het automatiseren van de aankooporderflow draait om het analyseren van PO-bevestigingen die via e-mail binnenkomen. We gebruiken documentextractie om met behulp van AI specifieke data-elementen te herkennen in het PDF-sjabloon van de leverancier. De bot oordeelt of hij kan doorgaan met de geïnterpreteerde gegevens of dat een menselijke gebruiker moet ingrijpen om de bestelling te bevestigen. In ieder geval wordt het grootste deel van de taak automatisch uitgevoerd.

Voor elke aankooporderbevestiging wordt een specifieke workflow-instantie aangemaakt, wat zorgt voor doorlopend inzicht in het proces en KPI’s die op elk moment beschikbaar zijn.

Om snel resultaten en rendement te behalen, hebben we bij Galapagos de focus gelegd op de top 20 van leveranciers met het hoogste aantal inkooporders, goed voor 80% van het totale PO-verwerkingsvolume. Dit creëerde een solide basis om later de automatisering verder op te schalen.

Onze HyperSoftware

Onze HyperChain-oplossing is gerealiseerd op het cloud-based SAP Business Technology Platform dat naadloos integreert met SAP S/4HANA. De technologie voor intelligente documentverwerking werkt als een uitbreiding van de bestaande SAP-technologie.

Om robuuste en duurzame automatisering te garanderen, maken we gebruik van standaard SAP API’s die integreren met SAP S/4HANA. Daarbij leveren we dynamische foutverwerking en volledige procestransparantie om de automatisering te optimaliseren.

Onze hyperautomatisering is gebaseerd op de nieuwste SAP-software en biedt Galapagos een innovatieve en toekomstbestendige oplossing. Het systeem is gemakkelijk te gebruiken, te onderhouden en bij te werken, waardoor het bedrijf zich kan richten op verdere innovatie en groei.

Onze HyperResultaten

• Een kostenefficiënte, low-code oplossing
• Verbeterde nauwkeurigheid en snelheid
• FTE’s kunnen zich richten op meer waardevolle taken
• Verhoogde transparantie
• Snellere responstijd

Onze hyperautomatisering van het aankooporderproces van Galapagos was zo’n succes dat we deze custom oplossing hebben omgezet naar een zelfstandig pakket dat nu beschikbaar is in de SAP Store.