Automatisation des commandes d’achat chez Galapagos

Notre Hyper Mission

• Optimiser l’ensemble du processus d’achat, des achats guidés aux confirmations de commande d’achat
• Améliorer la planification de la chaîne d’approvisionnement
• Libérer du temps pour que les ETP se concentrent sur des tâches plus importantes

Notre Hyper Processus

Initialement, Galapagos visait à automatiser RPA pour rationaliser son processus de commande. Il est rapidement apparu que l’automatisation pure des tâches ne suffirait pas. Pour atteindre les objectifs ambitieux fixés par Galapagos, nous avons dû passer à l’automatisation des processus.

Nous avons réalisé une étude complète sur l’hyper-automatisation pour identifier les lacunes et les possibilités existantes. La première étape consistait à inviter tous les secteurs d’activité – des finances à l’achat en passant par les ressources humaines et le département juridique – et à démontrer ce que l’hyper-automatisation pouvait apporter à leurs activités quotidiennes : améliorer la vitesse, l’efficacité et la précision de manière rentable tout en éliminant les tâches inutiles. Ensemble, nous avons identifié une série d’applications qui constitueraient l’épine dorsale de notre projet d’automatisation.

Notre Hyper-automatisation

Une entreprise comme Galapagos reçoit des tonnes de bons de commande chaque jour qui reposent sur la saisie manuelle dans un système ERP. Un travail lent et abrutissant avec un risque d’erreur important.

L’automatisation du flux des bons de commande consiste à analyser les confirmations de BC qui arrivent par courrier électronique. En utilisant l’extraction de documents, nous exploitons l’IA pour reconnaître les éléments de données dans n’importe quel modèle PDF de fournisseur. Le taux de probabilité intégré détermine si le bot peut procéder avec les données interprétées ou si un utilisateur doit intervenir pour confirmer la commande. Dans tous les cas, l’essentiel de la tâche est effectué automatiquement.

Chaque confirmation de bon de commande reçoit une instance de workflow dédiée, offrant une visibilité continue sur le processus et des KPI disponibles à tout moment.

Pour Galapagos, nous avons priorisé les 20 principaux fournisseurs avec le plus grand nombre de bons de commande représentant 80 % du traitement total des BC. Avec à la clé des résultats et des remboursements rapides. Parfait pour une intensification de l’automatisation en aval.

Notre Hyper Logiciel

Notre solution HyperChain est réalisée sur la plateforme technologique SAP Business basée sur le cloud, qui s’intègre parfaitement à SAP S/4HANA. La technologie de traitement intelligent des documents fonctionne comme une extension de la technologie SAP en place.

Nous nous intégrons à SAP S/4HANA via des API SAP standard, ce qui est essentiel pour une automatisation solide et durable. La gestion dynamique des erreurs avec les tâches de l’utilisateur et la visibilité du processus sont également ajoutées.

En utilisant le dernier logiciel SAP, nous fournissons une solution innovante sur laquelle Galapagos peut s’appuyer dans un avenir proche. Facile à utiliser, à entretenir, à mettre à jour.

Nos Hyper Résultats

• Une solution peu coûteuse et low-code
• Une précision et une vitesse améliorées
• Les ETP peuvent se consacrer à des tâches plus importantes
• Une visibilité accrue
• Un meilleur temps de réponse du processus

Notre hyper-automatisation du processus de commande de Galapagos a été un tel succès que nous avons transformé cette solution personnalisée en un package autonome qui est maintenant disponible dans le SAP Store.