Eneco besteedt SAP-servicedesk uit aan TheValueChain

De uitdaging

De transitie van fossiele brandstoffen naar hernieuwbare energie versnelt. De focust ligt daarbij steeds meer op lokale productie, opslag en verbruik. Voor de betrokken processen en IT-systemen binnen energiebedrijven kunnen die veranderingen groot zijn.

Eneco, de op twee na grootste energieleverancier in België, loopt binnen de sector voorop qua duurzaamheid. Om die koppositie in de energietransitie te behouden, benut het bedrijf klantgegevens die het via digitale meters verzamelt en artificiële intelligentie om klanten en bedrijven te tonen hoe ze hun energieverbruik kunnen optimaliseren. Die strategie vereist aanzienlijke investeringen in IT-toepassingen en -infrastructuur, en een flexibele en schaalbare interne organisatie.

Twee jaar geleden heeft Eneco vanuit Nederland een traject uitgestippeld voor de hele groep. Dat traject omvat de migratie van SAP ERP naar de cloud. In België past Eneco zijn eigen SAP-expertise toe op het MIG 6-project, een handleiding voor de nieuwe generatie marktprocessen. Daardoor is het betrokken team niet altijd beschikbaar voor operationele taken, zoals de dagelijkse monitoring van de systemen of de verwerking van incidenten en verzoeken om veranderingen.

Bovendien ondervindt Eneco nu concurrentie vanuit onverwachte hoeken. Bedrijven zoals KBC, bol.com, Decathlon en Coolblue springen namelijk ook op de energiemarkt. Door dergelijke veranderingen moet SAP voortdurend zijn waarde bewijzen, door constante, hoogstaande resultaten neer te zetten, waarbij elke uitgave onder de loep wordt genomen.

De oplossing

Eneco besloot om de operationele taken uit te besteden en maakte zo ruimte vrij voor de eigen lokale expertise. Wet- en regelgeving beïnvloeden het SAP-landschap en verschillen van land tot land. De Belgische energiemarkt is bijzonder complex door de verschillende gewesten, talen, toezichthouders en ministers met elk hun eigen agenda. Daarnaast was ook flexibiliteit een essentieel selectiecriterium, want de bedrijfsorganisatie van Eneco vraagt om een groot aanpassingsvermogen.

In mei 2020 tekende Eneco een SLA met TheValueChain voor ondersteuning bij SAP Finance. In december 2020 werd die overeenkomst uitgebreid met SAP IS-U. TheValueChain verving twee freelancers door twee dedicated consultants, die voor Eneco werkten tegen een vaste maandelijkse vergoeding (1,2 FTE). Eneco kon ook een beroep doen op extra uren, als dat nodig was, waarbij de ervaren consultants van TheValueChain de kwaliteit van de dienstverlening vergrootten.

Het resultaat

TheValueChain was heel transparant: als de consultants minder uren werkten dan voorzien, werd de factuur overeenkomstig aangepast. Verder vroegen niet alle verzoeken die bij de servicedesk werden ingediend om de expertise van een senior, waardoor de kosten voor de operationele ondersteuning daalden met 20 tot 25%.

De lokale expertise was ook cruciaal voor de implementatie van IS-U. Eneco Nederland gebruikte IS-U niet. De groep beschikte dus niet over functionele kennis van dat systeem. Eneco rekende daarvoor op TheValueChain. Een SAP Solution Architect van TheValueChain adviseerde en begeleidde Eneco vanuit zijn uitgebreide kennis van de sector en was nauw betrokken bij onderhandelingen tussen Eneco Nederland en myBrand, de infrastructuur- en hostingpartner.

Dankzij de samenwerking met TheValueChain stapte Eneco vlot over naar SAP S/4HANA en hield het rekening met de bijzonderheden van de Belgische energiemarkt. Door de SAP-servicedesk uit te besteden, genoot Eneco van meer flexibiliteit, grote kostenbesparingen en een betere dienstverlening. Op die manier kan Eneco zijn koppositie in duurzaamheid behouden en zich aanpassen aan het wijzigende energielandschap.