TheValueChain neemt SAP-servicedesk van Eneco voor zijn rekening

TheValueChain werd opgeroepen om in België operationele ondersteuning en broodnodige lokale expertise te bieden. “Het uitbesteden van de SAP-servicedesk zorgt niet alleen voor flexibiliteit, maar ook voor aanzienlijke kostenbesparingen,” zegt Roel Matthys van Eneco.

Uitdaging

Fossiele brandstoffen maken voortdurend plaats voor hernieuwbare energie. Daarbij neemt de lokale productie, opslag en verbruik van energie toe. Voor de relevante bedrijfsprocessen en IT-systemen in energiebedrijven zijn deze veranderingen ingrijpend.

“Eneco is de derde grootste energieleverancier in België”, legt Roel Matthys, manager van de Business Technology Organization van Eneco, uit. “Van alle grote spelers zijn wij de meest duurzame, een positie die we graag willen behouden. We gebruiken klantgegevens verzameld via digitale meters en kunstmatige intelligentie om consumenten en bedrijven te adviseren over het beste moment om duurzame energie te gebruiken tegen de beste prijs. Hiervoor zijn aanzienlijke investeringen nodig in IT-toepassingen en infrastructuur. Om snel te kunnen schakelen moeten we agile zijn. Flexibiliteit en schaalbaarheid zijn cruciaal in deze sector.”

“Twee jaar geleden hebben we een synergietraject opgezet vanuit Nederland voor de hele groep”, legt Roel Matthys uit. “De migratie van SAP ERP naar de cloud maakt hier deel van uit. In België zetten we al onze eigen SAP-expertise in op het MIG 6-project – de handleiding voor de nieuwe generatie van marktprocessen. Hierdoor zijn onze mensen niet altijd beschikbaar voor operationele taken, zoals het dagelijks monitoren van systemen of het afhandelen van incidenten en veranderingen.”

“Vandaag krijgen we concurrentie uit onverwachte hoeken”, merkt Roel Matthys op. “KBC, bol.com, Decathlon, Coolblue en anderen stappen allemaal in de energiemarkt. SAP moet zich hierdoor telkens opnieuw bewijzen, ook binnen onze eigen organisatie. We moeten kwaliteit leveren, want elke euro wordt omgedraaid. Dat is een hele uitdaging voor ons team.”

Oplossing

“Daarom hebben we besloten om die taken uit te besteden”, zegt Erwin. “Lokale expertise stond bovenaan onze lijst van vereisten. Wetgeving en regelgeving hebben hun impact op het SAP-landschap en verschillen van land tot land. De Belgische energiemarkt is ook zeer complex vanwege alle regio’s, talen, regelgevers en ministers met verschillende agenda’s. Onze bedrijfsorganisatie verwacht van ons dat we flexibel zijn. Dat was ook een belangrijk selectiecriterium. In mei 2020 tekenden we een SLA met TheValueChain voor operationele ondersteuning rond SAP Finance. In december 2020 hebben we dat contract uitgebreid naar SAP IS-U, de sectoroplossing voor bedrijven in de nutssector. TheValueChain verving twee fulltime freelancers door twee toegewijde consultants. Die werken nu voor Eneco tegen een vaste prijs per maand (1,2 FTE). Bovendien profiteren we van een pakket uren voor extra diensten waar nodig. De toegewezen consultants kunnen op hun beurt rekenen op een TheValueChain-team met uitgebreide sectorervaring en een alomvattende visie. Dat verhoogt onze servicekwaliteit.”

Resultaat

“TheValueChain werkt transparant. Als de consultants minder uren werken dan gepland, is de factuur ook lager. Bovendien vereisen niet alle vragen die naar de servicedesk worden gestuurd senior expertise. De kosten van operationele ondersteuning zijn hierdoor met 20 tot 25% gedaald.”

“Lokale expertise is eveneens belangrijk voor de opzet van IS-U”, gaat Erwin van Eeden verder. “Eneco Nederland maakt geen gebruik van IS-U, dus er is geen functionele expertise binnen de groep. Daarvoor rekenen we dus op TheValueChain. Een SAP Solution Architect adviseert en begeleidt ons met veel kennis van wat er in de branche speelt. Hij is nauw betrokken bij onderhandelingen met Eneco Nederland en met myBrand, onze infrastructuur- en hostingpartner. Verschillende standpunten leiden soms tot geanimeerde discussies. TheValueChain heeft een sterke mening, maar respecteert altijd onze keuzes. Wat er ook besloten wordt, ze voeren alles getrouw uit. Die houding waarderen we enorm en we zijn blij dat we een partner hebben die op een proactieve en constructieve manier meedenkt.”