Q8Oils zet in op hyperautomation

Onze HyperMissie

• Aanmaken van verkooporders
• Aankooporderbevestiging
• Beheer van masterdata
• Orderverwerking
• Transport workflows

Ons HyperProces

Om automatiseringsmogelijkheden te identificeren, in kaart te brengen en te definiëren lanceerden we een volwaardige HyperAutomation-studie die alle bedrijfstakken omvatte. Samen met Q8Oils wisten we zo 43 (!) use cases te identificeren. Tien daarvan konden aan de hand van standaard SAP-implementatie worden opgelost, de overige use cases werden op een roadmap geplaatst. We hebben ons gericht op vijftien cases, voornamelijk in de logistiek, en een kosten-batenanalyse uitgevoerd. Uiteindelijk selecteerden we vijf use cases als onderdeel van onze eerste automatiseringsgolf.

Onze HyperAutomation

Voor Q8Oils zetten we een Sales Order Automation op. De servicedesk van het bedrijf heeft de handen vol met het verwerken van orders, het opvolgen ervan en het versturen van statusrapporten naar klanten. Dit vereist het veelvuldig handmatig invoeren van gegevens in het systeem. Werk dat geestdodend, repetitief, langzaam en foutgevoelig is. Een geknipt proces om te hyperautomatiseren dus.

De oplossing die we ontwikkelden voor Q8Oils maakt gebruik van SAP en RPA. Een bot haalt PDF-gegevens op uit e-mails, past de nodige AI toe en maakt verkooporders aan via API’s. Uitzonderingen worden gemarkeerd en naar de gebruiker gestuurd ter controle. Lopende orders worden automatisch verzameld en naar de juiste klant gestuurd. Het beheren van status-updateverzoeken is hierdoor overbodig geworden, wat zowel de medewerker als de klant ten goede komt. De gebruiker ontvangt een duidelijk overzicht van de geregistreerde acties en kan uiteindelijk het order goedkeuren of afwijzen.

Q8Oils beschikt over een enorme hoeveelheid masterdata die essentieel is voor de operationel excellence van het bedrijf. Onvolledige of inconsistente masterdata kunnen leiden tot kostbare fouten, slechte besluitvorming, juridische problemen of een ondermaatse klantervaring. Daarom hebben we slimme geautomatiseerde workflows ontwikkeld voor het creëren van masterdata. Deze op maat gemaakte oplossing maakt gebruik van AI-gebaseerde analyse van masterdatabestanden via een API en/of scherm scraping. Door het instellen van validatie- en uitzonderingsregels worden de masterdata automatisch gecreëerd en beheerd zonder dat er menselijke tussenkomst nodig is.

Voor Q8Oils hebben we ook onze toonaangevende Purchase Order Confirmation-oplossing geïmplementeerd. Die maakt gebruik van AI-karakterherkenning om binnenkomende e-mailorders te scannen en te verwerken.

Onze HyperSoftware

Onze HyperChain-oplossing is gerealiseerd op het cloud-based SAP Business Technology Platform en integreert naadloos met ECC. Deze oplossing is toekomstbestendig en kan zonder enige aanpassing worden geconverteerd naar S/4HANA. De technologie voor intelligente documentverwerking werkt als een uitbreiding van de bestaande SAP-technologie.

Om robuuste en duurzame automatisering te garanderen, maken we gebruik van standaard SAP API’s die integreren met SAP S/4HANA. Daarbij leveren we dynamische foutverwerking en volledige proceszichtbaarheid om de automatisering te optimaliseren.

Onze hyperautomatisering is gebaseerd op de nieuwste SAP-software en biedt Q8Oils een innovatieve en toekomstbestendige oplossing. Het systeem is gemakkelijk te gebruiken, te onderhouden en bij te werken, waardoor het bedrijf zich kan richten op verdere innovatie en groei.

Onze HyperResultaten

• Verhoging van efficiëntie en productiviteit
• Correct beheer van masterdata
• FTE’s kunnen zich richten op meer waardevolle taken
• Verhoogde transparantie
• Snellere responstijd
• Verbeterde klantervaring