Nieuwe planningtool voor ADPO

Een digitale transformatie

Deze timeslotplanningtool maakt onderdeel uit van een bredere digitale transformatie die ADPO enkele jaren geleden al startte. “We wilden graag een overzicht van alle huidige processen die we uitvoeren en de digitale technologieën die we konden gebruiken om die processen efficiënter te maken”, legt Filip De Dijcker, Managing Director bij ADPO, uit.

“We besloten om naar software te zoeken die dit proces kon optimaliseren”, voegt Filip De Dijcker toe. “Maar we ontdekten al snel dat er geen kant-en-klare oplossing voor bestond. We werkten in die tijd al samen met TheValueChain aan de migratie van ons SAP ECC-platform naar SAP S/4HANA. Toen ze ons uitleg gaven over alle nieuwe functionaliteiten en applicaties, noemden ze ook een planningtool. Dit leek ons een handig moment om meteen onze frustraties aan te pakken, vooral omdat de tool via SAP werkte en toch al toegang had tot alle masterdata. TheValueChain heeft de oplossing toen in een korte doorlooptijd ontwikkeld en geïmplementeerd.”

Complexe technologie, gemakkelijk in gebruik

“We zijn echt trots op deze prestatie, want we hebben er heel wat innovatieve technologie voor ingezet”, zegt Kenny Mattheyssen, Solution Architect bij TheValueChain. “De migratie van ADPO’s SAP S/4HANA gaf ons het nodige kader om deze tool te ontwikkelen. Aangezien SAP S/4HANA een API-native is, konden we handig gebruik maken van het cloudgebaseerde SAP Business Technology Platform en, specifieker, van de diensten Business Application Studio en Work Zone.

ADPO gebruikt Work Zone als een cloudportaal, zodat zowel klanten als transportbedrijven één algemeen toegangspunt hebben waar ze alle nodige informatie kunnen terugvinden. We wilden graag een oplossing bedenken die net zo gebruiksvriendelijk is als de software waarmee je een tafel boekt of waarmee je kunt zien hoeveel plekken er nog beschikbaar zijn bij een evenement. En inmiddels kunnen we zeker zeggen dat dat gelukt is!”

Tastbare resultaten

Dankzij de planningtool kunnen transportbedrijven nu zelf de beschikbare tijden via een gebruiksvriendelijke webapplicatie inkijken en meteen een timeslot boeken. Als hun timeslot niet meer beschikbaar is, krijgen ze meteen een reeks alternatieven aangeboden. Drie maanden na de go live hebben 900 unieke gebruikers samen al 30.000 timeslots ingepland.

“Met deze tool is onze efficiëntie serieus gestegen en besparen we onszelf heel wat onnodige kosten”, zegt Johan Van Sant. “De twee voltijdse werknemers die zich met de timeslots bezighielden, hoeven niet langer rond te bellen en mailen en kunnen nu hun tijd aan waardevollere taken besteden. De software helpt ons dus om onze mensen en middelen beter in te zetten. Daarbovenop ontvingen we al positieve feedback van de transportbedrijven, want ook hún workflow heeft met deze tool een boost gekregen. Er is minder risico op lange wachttijden en hun vrachtwagens zijn sneller terug.”