Sopura automatiseert front- en back-end processen met SAP

Uitdaging

Als een van ’s werelds meest vooraanstaande experts op het gebied van schoonmaak-, desinfectie- en waterbehandelingsmiddelen voor de voedings- en drankenindustrie, wilde Sopura haar processen harmoniseren, inzichten verbeteren en nieuwe technologieën introduceren zoals het Internet der Dingen (IoT). Een overstap naar cloudtechnologie voor ERP, verkoop- en marketingautomatisering bleek hierbij de juiste oplossing.

De uitdaging lag in het harmoniseren over verschillende talen en cultureren heen, aangezien implementatieprocessen verschilden van locatie tot locatie. “Een project van deze omvang creëert een volledig nieuwe dynamiek binnen het bedrijf”, vertelt Wim Wouters, Global Director of Engineering & IT bij Sopura. “De samenwerking tussen alle afdelingen was cruciaal voor het succes van het project.”

Oplossing

Bij de afweging tussen best-of-breed oplossingen en geïntegreerde softwareplatforms voor de hele onderneming, koos het bedrijf uiteindelijk voor SAP. Waarom? SAP kon aan elke vereiste van Sopura voldoen, inclusief CRM, ERP en IoT-innovaties, machine learning, blockchain, kunstmatige intelligentie en big data.

TheValueChain ondersteunde Sopura bij het automatiseren en harmoniseren van haar front-end en back-end processen op basis van standaard SAP, te beginnen met de CRM. “Dat was een bewuste keuze”, zegt Wim Wouters. “De kennis en ervaring die we opdoen met dit wereldwijde cloudproject zal belangrijke voordelen opleveren wanneer we beginnen met ERP.”

Sopura heeft besloten om CRM als eerste overkoepelende oplossing voor de hele groep te implementeren. De CRM-software staat op zichzelf en is nog niet geïntegreerd met ERP. “Een ERP-implementatie bevindt zich op een heel ander niveau,” zegt Wim Wouters van Sopura. “Het heeft een nog grotere impact op de organisatie en vereist bijkomende ondersteuning. Dit CRM-project effent het pad op het gebied van cloudaanpak en projectmethodologie.” Om de overgang naar het nieuwe systeem soepel te laten verlopen en ervoor te zorgen dat elke medewerker zich bewust is van de voordelen van het gebruik van SAP, heeft Sopura een sterke ondersteuningsbasis opgezet.

Resultaat

Sinds begin 2020 is de nieuwe CRM-software wereldwijd uitgerold, waaronder in Europa, Australië en Vietnam. TheValueChain heeft intensieve trainingen gegeven aan de belangrijkste gebruikers, zodat zij het systeem door en door kennen en hun collega’s kunnen trainen. “Het train-de-trainer-principe werkte perfect”, zegt Wouters. “Het bespaarde ons tijd en breidde de interne ondersteuning van het project uit. We hebben onze medewerkers getraind in hun moedertaal, wat een cruciaal element bleek te zijn voor een duidelijke overdracht van de boodschap.”

Gedurende het hele project gaf Sopura de voorkeur aan creativiteit binnen het bestaande kader in plaats van aangepaste ontwikkelingen te implementeren. Deze inside the box benadering was volgens Wouters de sleutel tot succes. “SAP biedt talloze mogelijkheden die je tijdens het project ontdekt. Een hoog niveau van vertrouwen in je SAP-partner is essentieel om proactief samen te werken en functionaliteit en processen netjes op elkaar af te stemmen. TheValueChain bleek een wendbare, flexibele en dynamische partner te zijn met uiterst competente mensen. We waren meteen een match. Schouder aan schouder activeerden we het systeem stap voor stap op ons eigen tempo.”