Warsco stimuleert groei met SAP Business ByDesign

Uitdaging

Warsco levert units voor kantoren en biedt tijdelijke op maat gemaakte huisvesting aan in sectoren zoals bouw, onderwijs en gezondheidszorg. “We waren op zoek naar een uitgebreid softwareprogramma dat in staat was om al onze activiteiten te ondersteunen, inclusief verkoop, verhuur, transport, productie en nazorg”, vertelt CEO Marc Warson. “We hebben heel wat opties overwogen, maar konden niet komen tot een alles-in-éénoplossing.”

Oplossing

“Een pionier zijn houdt altijd risico’s in maar er was een enorme drive bij TheValueChain om nieuwe technologieën te gebruiken,” legt Marc Warson uit. “We dachten dat SAP buiten ons budget zou liggen, maar TheValueChain stelde SAP Business ByDesign voor. Dit was nog nooit eerder geïmplementeerd in België, maar is gebaseerd op veertig jaar aan bedrijfsprocessen en gebruikerservaringen. TheValueChain adviseerde ons om het te vergelijken met een virtuele garderobe. Je neemt eruit wat je nodig hebt: een T-shirt als het warm is en een trui als het koud is. Business ByDesign is enorm uitgebreid en volledig cloud-based. Je hebt zelfs geen eigen server meer nodig, dankzij regelmatige software-updates ontvang je automatisch alle verbeteringen en aanpassingen, inclusief wijzigingen in de fiscale wetgeving. Dit alles overtuigde me zonder meer.”

Er was geen nood aan op maat gemaakte oplossingen. “We hebben de software aangepast aan de behoeften van Warsco,” vertelt Steve Brusatto, die het project voor TheValueChain beheerde. “Wanneer er geen standaardcomponent beschikbaar was, zoals voor verhuur of transport, hebben we de bouwstenen van het pakket gebruikt om efficiënte en solide processen te ontwerpen.”

“Bij de implementatie hebben we er bewust voor gekozen om het aantal betrokken personen beperkt te houden: één specialist op onze locatie en één bij TheValueChain,” zegt Marc Warson. “Met een groter team kan je misschien sneller vooruitgang boeken, maar loop je ook het risico dat je langs elkaar door werkt. De communicatie tussen beide partijen was transparant en TheValueChain reageerde altijd onmiddellijk als er een probleem opdook.”

Resultaat

De overgang verliep soepel. “Op een jaar was alles rond,” vertelt Warson. “Onze medewerkers keken enorm uit naar het nieuwe systeem, aan motivatie geen gebrek. De implementatie van masterdata was een enorme klus maar ook dat is goedgekomen. Er zijn altijd dingen waarvan je achteraf denkt: het zou beter geweest zijn als we dit of dat anders hadden gedaan, maar dan hebben we het over details. Als je naar het grotere plaatje kijkt, verliep alles zonder problemen.”

Het doel was om alle processen met betrekking tot de verkoop of verhuur van een unit in één softwareprogramma vast te leggen, van bestelling tot levering. “Op maat gemaakte units als product is een complex gegeven “, zegt Steve Brusatto. “De klant heeft talloze opties, vergelijkbaar met het kopen van een auto. Warsco creëert een op maat gemaakt ontwerp en op basis van de componenten van de unit stelt de software een offerte op. Dit is gemakkelijk voor de verkopers en de boekhouding, met een duidelijk overzicht van de marges voor het management.”

“We hadden het gevoel dat alles er puik uitzag en de demo overtuigde ons. Uiteindelijk willen we de software binnenkort gaan gebruiken in andere afdelingen, zoals in de productie. Dat is dan ook de kracht van het systeem: het kan meegroeien met ons bedrijf, precies waar we naar op zoek waren.”