Highlights

  • 80% snellere verwerking van facturen dankzij AI-gestuurde automatisering in de SAP Cloud ERP met behulp van SAP Business AI.
  • Alle leveranciersfacturen, inclusief e-mail, links en digitale Peppol-facturen in één handig overzicht.
  • Snelle opbouw met een clean-core SAP-integratie die een toekomstbestendig financieel platform mogelijk maakt.

 

Over Serax

Serax is een Belgisch designmerk dat wereldwijd bekendstaat om zijn high-end tableware, woonaccessoires en interieurartikelen. Het bedrijf werd opgericht in 1986 door de broers Serge en Axel Van Den Bossche. De producten worden ontworpen in Europa en geproduceerd over heel de wereld.

 

De uitdaging

Het financeteam van Serax voelde de druk toenemen bij de verwerking van facturen. Het moest sneller en correcter. De leveranciersfacturen werden namelijk veelal manueel verwerkt. Dit voornamelijk omdat de documenten hen via meerdere kanalen bereikten: bijlages in mails, downloadlinks, digitale Peppol-facturen enz. Er was bovendien geen gecentraliseerd systeem om deze documenten te beheren.

De facturatiegegevens invullen, valideren en versturen … Alles gebeurde manueel. Daarom waren er ook vaak integraties op maat nodig om processen te koppelen binnen de SAP Cloud ERP. Door deze gefragmenteerde manier van werken, had het financeteam weinig zicht op de invoice lifecycle. Dit leidde soms tot late betalingen of discussies met leveranciers.

Sara Goris, SAP Product Manager bij Serax: “We ontvingen facturen via diverse kanalen en een groot deel van het facturatieproces gebeurde manueel. De gevolgen? Extra werk voor ons team én weinig overzicht. Het was soms moeilijk te achterhalen waar de facturen zich bevonden in het facturatieproces.”

De oplossing

We implementeerden voor Serax een slimme oplossing voor leveranciersfacturen, geïntegreerd in SAP. De oplossing op basis van SAP Business AI maakt gebruik van AI-gestuurde detectie van documenten en een doorgedreven linkherkenning dankzij SAP AI Core. Het resultaat? Facturen en factuurgegevens worden automatisch uit mailbijlages, downloadlinks en e-invoicingkanalen gehaald. Templates en manuele gegevensinvoer zijn niet meer nodig.

Alle inkomende facturen worden dus in één keer verwerkt. In de apps van de SAP Build Work Zone kan het financeteam de volledige invoice lifecycle beheren. De flow verloopt automatisch, het team hoeft zich enkel nog op de uitzonderingen te richten. Aangezien het om een SaaS- product gaat dat standaard SAP API’s gebruikt, kan het systeem snel ingezet worden zonder ingewikkelde middleware of maatwerksoftware.

“Het grootste verschil voor ons team zit in de automatisering”, benadrukt Sara. “Het feit dat AI gegevens extraheert en links herkent, bespaart ons veel manueel werk. In plaats van data in te geven, kan ons team zich nu buigen over de uitzonderingen.”

De impact was meteen merkbaar. Serax kon de tijd voor verwerking van facturen met maar liefst 80% inkorten. Bovendien behoudt het bedrijf nu altijd het overzicht van de facturen en kan het financeteam het volledige facturatieproces tracken. “Het duurt nu veel minder lang om facturen te verwerken. We hebben ook meer inzicht in elke stap van de workflow”, voegt Sara nog toe.

Serax beschikt nu over een schaalbare, AI-gestuurde basis en voldoet volledig aan de vereisten voor verplichte digitale facturatie. Door slimme factuurverwerking te integreren in de SAP Cloud ERP, heeft Serax het manuele proces getransformeerd tot een gestroomlijnde, toekomstbestendige aanpak.

Voordelen

80% snellere factuurverwerking
De accounts payable-cyclus verloopt een stuk sneller.

Aanzienlijke afname van de workload
Het financeteam kan zich zo focussen op een beter beheer van uitzonderingen.

Meer automatisering
Dankzij AI-gestuurde factuurextractie en linkherkenning met behulp van SAP Business AI.

Handig overzicht
Alle facturen via mail en digitale facturen die toekomen bij het bedrijf, worden samengebracht in één overzicht.

Meer transparantie
Het risico op facturen die verdwijnen of te laat betaald worden, verkleint drastisch. Daardoor is er minder discussie met leveranciers.

Toekomstbestendige aanpak
De AI-basis is schaalbaar en de opbouw clean-core, zodat Serax voorbereid is op de verplichte digitale facturatie.

Wil je met een expert praten over onze klantverhalen?

Wil je meer details over een specifieke klantcase? Neem contact met ons op!