Serax adapte son environnement SAP Cloud ERP pour automatiser des volumes de factures croissants

Points clés

• Traitement des factures 80 % plus rapide grâce à l’automatisation basée sur l’IA dans SAP Cloud ERP utilisant SAP Business AI.
• Une vue unifiée de toutes les factures fournisseurs, incluant les e-mails, les liens et les factures électroniques via Peppol.
• Déploiement rapide avec une intégration SAP « clean core », permettant une plateforme financière prête pour l’avenir.

À propos de Serax

Serax est une marque belge de design reconnue à l’échelle mondiale pour sa vaisselle haut de gamme, ses accessoires de décoration et ses produits d’intérieur. Fondée en 1986 par les frères Serge et Axel Van Den Bossche, Serax conçoit ses produits en Europe et les fabrique dans le monde entier.

Défi commercial

L’équipe financière de Serax faisait face à une pression croissante pour traiter rapidement et avec précision les factures fournisseurs. Auparavant, celles-ci étaient gérées via un processus largement manuel, les factures arrivant par différents canaux comme des pièces jointes aux e-mails, des liens vers des factures et des factures électroniques via Peppol, sans système centralisé permettant une gestion efficace.

Les données des factures devaient être saisies, validées et comptabilisées manuellement, nécessitant souvent des intégrations spécifiques pour connecter les processus au sein de SAP Cloud ERP. Cette configuration fragmentée limitait la visibilité sur l’ensemble du cycle de vie des factures et augmentait le risque de retards de paiement ou de litiges avec les fournisseurs.

Sara Goris, SAP Product Manager chez Serax, explique : « Nous recevions des factures provenant de nombreux canaux différents et une grande partie du processus était manuelle. Cela générait une surcharge de travail pour l’équipe et rendait difficile la visibilité sur l’état d’avancement des factures dans le processus. »

La Solution

Serax a mis en œuvre une solution intelligente de traitement des factures fournisseurs directement intégrée dans SAP. Soutenue par SAP Business AI, cette solution utilise l’extraction documentaire via SAP Document AI et la reconnaissance avancée de liens grâce à SAP AI Core. Ensemble, ces technologies permettent de capturer automatiquement les données des factures provenant des pièces jointes aux e-mails, des liens vers des factures et des canaux d’e-invoicing, sans recourir à des modèles ni à une saisie manuelle.

La solution regroupe toutes les factures entrantes dans un processus unique. Utilisant des applications dans SAP Build Work Zone, l’équipe financière peut suivre et gérer l’ensemble du cycle de vie des factures tout en se concentrant principalement sur les exceptions. En tant que solution SaaS utilisant des API SAP standard, le système peut être déployé rapidement, sans middleware complexe ni développements spécifiques.

« La plus grande différence pour notre équipe ? L’automatisation », souligne Sara. « L’extraction par IA et la reconnaissance des liens réduisent considérablement la charge de travail manuel. Au lieu de saisir les données, notre équipe se concentre sur la gestion des exceptions. »

L’impact a été immédiat. Serax a réduit le temps de traitement des factures d’environ 80 % et, grâce à une vue centralisée de toutes les factures, l’équipe financière bénéficie désormais d’un suivi complet de l’ensemble du processus. Sara ajoute : « Le traitement des factures est beaucoup plus rapide et nous avons une bien meilleure visibilité sur chaque étape du flux de travail. »

Serax dispose désormais d’une base évolutive pilotée par l’IA et est pleinement conforme aux exigences de la facturation électronique obligatoire. En intégrant le traitement intelligent des factures dans SAP Cloud ERP, Serax a transformé un processus manuel en une opération financière rationalisée et prête pour l’avenir.

Avantages

Traitement des factures 80 % plus rapide
Accélération significative du cycle de paiements des fournisseurs.

Réduction substantielle de la charge de travail manuel
Permet aux équipes financières de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée comme la gestion des exceptions.

Taux d’automatisation plus élevés
Grâce à l’extraction des factures et à la reconnaissance des liens basées sur l’IA avec SAP Business AI.

Visibilité complète sur toutes les factures
Les factures par e-mail et les factures électroniques sont réunies dans une vue centralisée.

Transparence accrue
Réduction du risque de factures manquées ou en retard et prévention des litiges fournisseurs.

Opérations financières prêtes pour l’avenir

Une base IA évolutive et une architecture conforme au « clean core » préparent Serax à la facturation électronique obligatoire.