Libeert heeft besloten samen te werken met TheValueChain om Supplier Invoice Management (SIM) te implementeren en zo het beheer van leveranciersfacturen te optimaliseren. Op die manier hoopt het bedrijf de verwerkingstijd van facturen aanzienlijk te verkorten. Want met jaarlijks een 7.000-tal facturen van leveranciers én de voorziene groei op de Britse chocolademarkt heeft Libeert een schaalbare oplossing nodig om grote volumes bestanden vlot te verwerken.

Het bedrijf gaat in zee met TheValueChain omwille van onze kant-en-klare oplossing voor leveranciersfactuurbeheer. SIM garandeert een vlotte en correcte gegevensinvoer en past perfect binnen de overstap van Libeert naar SAP S/4HANA Cloud, gepland in juni 2026.

“Inzetten op innovatie en groei is voor ons van groot belang. We zochten daarom een partner die op dezelfde golflengte zit en ons helpt om onze doelen te bereiken. Na een vergelijking met andere bedrijven, bleek TheValueChain de beste keuze. Dit omwille van de kennis en technologische expertise, maar ook de integere en transparante werkwijze. In een goede werkrelatie zijn ook dat cruciale factoren.”

Julie Leterme
CFO Libeert

Veel functionaliteiten en snelle, geautomatiseerde processen

De SIM-tool beschikt over heel wat functionaliteiten. Gedaan met het manueel ingeven en goedkeuren van facturen in Excelbestanden dus. De goedkeuringen gebeuren voortaan automatisch, waarbij de tool zelf nagaat of er een bestelbon voor bestaat. Als er geen gekoppelde bestelbon is of als de goederen niet zijn aangekomen, krijgt de verantwoordelijke persoon een melding. De gegevens over ontvangst moeten dan aangevuld worden in SAP.

Momenteel besteedt het boekhoudteam van Libeert bijzonder veel tijd aan het verwerken van e-mails en het updaten van spreadsheets. Dankzij deze tool – die zorgt voor een geautomatiseerde workflow – komt er dus tijd vrij én kan er correcter gewerkt worden.

“Libeert speelt zo in op de feedback van het boekhoudteam”, vertelt Julie. “Zij vonden dit soort taken het meest tijdrovend. Ze zijn bijgevolg erg enthousiast over de overstap naar SIM. Doordat ze niet langer elke factuur driemaal moeten checken, kunnen ze focussen op taken die waardevoller aanvoelen.”

AI voor Intelligent Document Processing

Nog een voordeel van de SIM-tool van TheValueChain is de module voor Intelligent Document Processing (IDP). Deze module gebruikt AI en Optical Character Recognition (OCR) om pdf-bestanden te lezen en verwerken. Deze oplossing, ontwikkeld door een externe partner van TheValueChain, komt van pas om automatisch gegevens te halen uit de facturen.
Libeert kan de tool dus ook gebruiken voor andere taken zoals het inlezen van pdf’s en het omzetten van informatie in transacties. Hoe meer facturen de AI-tool verwerkt, hoe vlugger die verschillende leveranciers zal herkennen én hoe preciezer de detectie. Het resultaat? Minder fouten én een snellere verwerking.

 

Een versnelling hoger

Begin juni 2026, wanneer S/4HANA Cloud volledig geïmplementeerd is, is het zover: dan gaat ook de SIM-tool live. Tijdens Explore-workshops wordt de volledige scope in kaart gebracht, inclusief de specifieke gebruiksklare elementen binnen finance. Hierna volgen er Discovery-workshops om alle documentatie, uitleg en configuratie op punt te stellen.

Is S/4HANA Cloud geïmplementeerd? Dan duurt het slechts enkele minuten voor de tool geactiveerd is. Dankzij de geautomatiseerde workflows in SIM kan het boekhoudteam facturen rechtstreeks in S/4HANA Cloud maken. Hierdoor gebeurt de verwerking sneller en correcter. Bovendien leidt dit tot end-to-end zichtbaarheid en transparantie voor het bedrijf, wat de groei van Libeert helpt te ondersteunen.

“We zijn trots om Libeert, een gerenommeerde Belgische chocoladeproducent, als klant te verwelkomen voor ons SIM. Dit beheersysteem, specifiek gebouwd voor S/4HANA Cloud, vergt geen integratie en verbindt automatisch met Peppol-toegangspunten zoals SAP DRC en Descartes.

Het kan op één dag operationeel zijn en levert dus meteen op. Hierdoor kan Libeert sneller groeien en de efficiëntie van de leveranciersboekhouding aanzienlijk verbeteren”, legt David Jacobs, Partner & Product Director bij TheValueChain uit.

 

Over Libeert

Libeert creëert chocoladevormen voor vele gelegenheden: van kerstmannen of sinterklaasfiguren tot paashazen. Daarnaast produceert het bedrijf ook chocoladerepen en -tabletten voor premiummerken.

Het familiebedrijf werd opgericht in 1923. Met nieuwe smaken, innovatie en groei waait er sinds 2020 dankzij de vierde generatie Libeert een frisse wind in het Belgische familiebedrijf. De chocolade wordt nog steeds gemaakt volgens het authentieke familierecept, met enkel de beste ingrediënten. Zonder palmolie maar met zijdezachte cacaoboter. Niet met cacaopoeder, wel met echte cacaomassa.

Ook duurzaamheid speelt een rol voor Libeert. De chocolade wordt gemaakt met 100% duurzaam verkregen cacaobonen. Het merendeel van het productieproces draait bovendien op groene stroom. Meer info op www.libeert.com.

Wil je met een expert praten over onze klantverhalen?

Wil je meer details over een specifieke klantcase? Neem contact met ons op!