Bekina upgradet naar GoBeyond Supplier Invoicing met SAP S/4HANA Public Cloud-integratie

Hoogtepunten 

• Een geïntegreerd end-to-endplatform met volledige SAP S/4HANA Public Cloud-integratie zorgt voor een nauwkeurigere en efficiëntere verwerking van leveranciersfacturen binnen de groep. 
• Facturen komen rechtstreeks binnen met een betaalblokkering. Zo verloopt de goedkeuring sneller zonder dat je financieel het overzicht verliest. 
• Bekina is nu klaar voor de verplichte e-facturatie via Peppol én mee met alle nieuwe regelgevingen zonder met verschillende aanbieders te werken.

Over Bekina Group 

Wat meer dan 60 jaar geleden begon als een familiebedrijf, groeide uit tot een koploper in polymeren. Bekina Group, met hoofdkantoor in België, bestaat uit vier hoofdbedrijven: Bekina Boots (productie van professionele veiligheidslaarzen uit polyurethaan), Bekina Indurub (productie van flexibele kunststofproducten met spuitgietmachines), Bekina Compounds (productie van rubberen mengsels) en BeSealed (oplossingen voor waterdichting). 

De uitdaging 

Als chemisch productiebedrijf heeft Bekina nood aan tal van grondstoffen, speciale chemicaliën, verpakkingen, logistiek en technische diensten. Daarom werkt het met een uitgebreid netwerk van leveranciers. 

Dat komt neer op ongeveer 10.000 inkomende facturen per jaar, verspreid over zes juridische entiteiten. De verwerking gebeurt via shared services binnen de financiële teams van de groep. Vanuit financieel opzicht is het belangrijk om duidelijk zeggenschap te hebben over uitgaven, en kosten actief te kunnen beheren. Bij de eerste automatiseringssetup in S/4HANA was er nog geen aparte oplossing voor dit proces. Medewerkers moesten het doen met een complexe combinatie van een desktopagent en losse workflowtools. 

Tegelijkertijd is de groep verplicht om tegen 1 januari 2026 over te stappen op Peppol-gebaseerde B2B-e-facturatie in België. Een nieuwe regelgeving vereist namelijk dat alle btw-plichtige bedrijven hun facturen structureel versturen en ontvangen via het Peppol-netwerk, en niet meer via traditionele PDF-facturen. 

De oplossing 

Samen met TheValueChain verfijnt Bekina het facturatiebeheer voor meer efficiëntie en snellere goedkeuringen. Daarvoor gebruikt het GoBeyond Supplier Invoicing, dat volledig geïntegreerd is in de SAP S/4HANA Public Cloud-oplossing van Bekina. Hiermee kunnen de accountteams genieten van een centraal platform met compleet inzicht, waardoor ze alle leveranciersfacturen rechtstreeks in het SAP S/4HANA Public Cloud-platform kunnen verwerken en opvolgen. 

De accountteams kunnen met de nieuwe tool veel efficiënter werken. Voorheen werden facturen eerst verstuurd ter goedkeuring en nadien pas verwerkt. Nu kunnen inkomende facturen onmiddellijk worden ingeboekt met een betaalblokkering. Zodra de factuur is goedgekeurd, wordt de betaalblokkering opgeheven. Ook voor de groepsauditor voldoet deze werkwijze. 

Toen de facturen nog werden ontvangen via mail, hielp TheValueChain Bekina alvast met het voorbereiden van de transitie naar Peppol. Het systeem is nu geïntegreerd in hun SAP S/4HANA Public Cloud met GoBeyond Supplier Invoicing. 

Bruno Vereecke, CFO van Bekina NV, zegt: “Vanwege de enorm competitieve aanbesteding voor de Peppol-integratie, stonden we voor een moeilijke keuze. Toch besloten we om onze samenwerking met TheValueChain verder te zetten om met één enkele partner te kunnen werken. Na onze eerdere ervaringen met de automatisatieoplossing, wilden we bewust kiezen voor één aanbieder om onnodige complexiteit te vermijden.” 

“De overstap naar GoBeyond Supplier Invoicing elimineerde verschillende technische frustraties waar onze teams mee te maken hadden in de vorige setup. De combinatie van onze SAP S/4HANA Public Cloud-omgeving met het facturatiebeheer is nu efficiënter, waardoor onze financiële teams facturen rechtstreeks in één platform kunnen behandelen. Dit zorgt voor een snellere doorlooptijd en een hogere betrouwbaarheid.” 

Voordelen 

Snellere goedkeuring 

Het accountteam kan facturen meteen inboeken met een betalingsblokkering. Zo verloopt de goedkeuring sneller en daalt de manuele verwerking. 

SAP-integratie 
Dankzij de volledige integratie met SAP stromen gegevens vlot doorheen het hele proces. End-to-endcontinuïteit blijft behouden, je krijg realtime inzichten en je kan rekenen op betrouwbare ondersteuning voor financiële controle en businessplanning. 

Snellere maandafsluiting 

Een stabiel en gestandaardiseerd framework voor factuurbeheer verbetert de nauwkeurigheid en voorspelbaarheid. Het resultaat? Een snellere maandafsluiting. 

Compleet inzicht 

Het verwerken en goedkeuren van facturen gebeurt in één platform. Dit verzekert transparantie en geeft inzicht doorheen de volledige workflow; van ontvangst tot betaling. 

Werken met TheValueChain 

“Ons traject met TheValueChain voelt als een echt partnerschap. De nieuwste versie van de GoBeyond Supplier Invoicing-oplossing staat helemaal op punt, inclusief de Peppol-facturatie. Beide teams zijn goed op elkaar afgestemd en werken constructief verder aan de volgende stappen.” 

Bruno Vereecke, CFO, Bekina NV