Bekina adopte GoBeyond Supplier Invoicing avec une intégration SAP S/4HANA Public Cloud

Points clés

• Une plate-forme unique de bout en bout, entièrement intégrée à SAP S/4HANA Public Cloud, rend le traitement des factures fournisseurs au sein du groupe plus précis et plus efficace.
• Les factures sont comptabilisées immédiatement avec des blocages de paiement, ce qui accélère les validations tout en préservant le contrôle financier.
• Bekina est désormais prête pour la facturation électronique obligatoire via Peppol, garantissant la conformité réglementaire sans la complexité de la gestion de multiples partenaires technologiques
  

À propos du Groupe Bekina 

Fondé il y a plus de 60 ans en tant qu’entreprise familiale, le Groupe Bekina est aujourd’hui un spécialiste de référence dans le domaine des polymères. Basée en Belgique, l’organisation se compose de quatre entités principales : Bekina Boots (production de bottes de sécurité professionnelles en polyuréthane), Bekina Indurub (spécialiste du moulage par injection de polymères souples et flexibles), Bekina Compounds (mélanges de caoutchouc) et Besealed (solutions d’étanchéité).

Le défi 

En raison de la nature chimique de ses activités de production, qui nécessitent de nombreuses matières premières, des produits chimiques spécialisés, des emballages, des services logistiques et techniques, Bekina s’appuie sur un vaste réseau de fournisseurs. 

Cela génère environ 10.000 factures fournisseurs entrantes par an, réparties sur six entités juridiques. Le traitement des factures est assuré via des services partagés au sein des équipes financières du Groupe. Du point de vue du CFO, il est essentiel de disposer d’une vision claire de la responsabilité financière de ces dépenses, les responsables opérationnels devant suivre et gérer activement leurs coûts. Précédemment, dans la première configuration d’automatisation S/4HANA, aucun outil dédié ne permettait de répondre à cet objectif : les équipes devaient composer avec une combinaison complexe d’un agent desktop et d’outils de workflow distincts. 

Parallèlement, le Groupe doit se conformer à l’obligation belge de passer à la facturation électronique B2B via Peppol entrée en vigueur le 1er janvier 2026. Cette évolution réglementaire impose à toutes les entreprises assujetties à la TVA d’émettre et de recevoir des factures électroniques structurées via le réseau Peppol, en remplacement des factures PDF traditionnelles. 

La solution 

Bekina s’associe à TheValueChain afin d’améliorer encore l’efficacité de son processus de facturation fournisseurs et de réduire les délais d’approbation grâce à GoBeyond Supplier Invoicing, entièrement intégré à la solution SAP S/4HANA Public Cloud de Bekina. Cette solution offre aux équipes comptables une plate-forme centrale avec une visibilité de bout en bout, leur permettant de capter, suivre et traiter l’ensemble des factures fournisseurs directement dans la plate-forme SAP S/4HANA Public Cloud. 

L’une des améliorations majeures réside dans la manière dont l’équipe comptable peut désormais traiter les factures des fournisseurs. Auparavant, les factures étaient d’abord envoyées pour approbation, puis seulement comptabilisées après validation. Avec la nouvelle solution, les factures peuvent désormais être enregistrées immédiatement dès leur réception, avec l’application d’un blocage de paiement. Une fois la facture approuvée, le blocage est levé. Cette approche répond également aux exigences de l’auditeur du Groupe. 

Si les factures sont actuellement reçues via des boîtes mail dédiées, TheValueChain a accompagné Bekina dans sa préparation à la transition vers Peppol, désormais intégré et opérationnel avec SAP S/4HANA Public Cloud et GoBeyond Supplier Invoicing. 

Bruno Vereecke, CFO de Bekina NV, explique : « Bien que l’appel d’offres pour l’intégration Peppol ait été très compétitif et que la décision n’ait pas été facile, nous avons choisi de poursuivre notre collaboration avec TheValueChain afin de conserver un partenaire unique de bout en bout. Après notre expérience précédente avec la solution d’automatisation, éviter une coordination complexe entre plusieurs fournisseurs a été un facteur déterminant dans notre choix. » 

Il poursuit : « Le passage à GoBeyond Supplier Invoicing a permis d’éliminer plusieurs frustrations techniques rencontrées par nos équipes avec la configuration précédente. Combiné à notre environnement SAP S/4HANA Public Cloud, le traitement des factures fournisseurs est désormais beaucoup plus fluide, permettant à notre équipe financière de gérer les factures au sein d’une plate-forme centrale unique, avec des délais de traitement plus courts et une meilleure précision. » 

Les bénéfices 

Accélération des approbations de factures 

L’équipe comptable accélère les validations en pouvant comptabiliser immédiatement les factures avec un blocage de paiement, réduisant ainsi les manipulations manuelles et les cycles d’approbation. 

Intégration SAP 

L’intégration complète avec SAP garantit une circulation fluide des données, assurant une continuité de bout en bout, une visibilité en temps réel et un soutien fiable au contrôle financier et à la planification de l’activité. 

Clôture mensuelle plus rapide 

Un cadre de traitement des factures stable et standardisé améliore la précision et la prévisibilité, permettant d’accélérer le processus de clôture mensuelle. 

Visibilité de bout en bout 

L’ensemble du traitement et de l’approbation des factures est géré au sein d’une plate-forme unique, offrant une visibilité et une transparence complètes sur l’ensemble du flux, de la réception au paiement. 

La collaboration avec TheValueChain 

« Notre parcours avec TheValueChain reflète un véritable partenariat. La dernière version de la solution GoBeyond Supplier Invoicing est en place et nous sommes désormais opérationnels avec Peppol. Les deux équipes sont alignées et travaillent de manière constructive pour l’avenir. » 

Bruno Vereecke, CFO, Bekina