Highlights

  • Arvesta werkt een pak efficiënter nu het aantal afwijkingen is gedaald van 600 per dag naar 300 per week.
  • Terugkerende dataproblemen worden sneller vastgesteld en aangepakt, waardoor het aantal issues blijvend gedaald is.
  • Ook gebruikers zonder technische achtergrond kunnen zelf meteen aan de slag met afwijkingen.
  • Dankzij de vlotte dataflow lopen leveringen aan klanten op wieltjes, is er minder kans op vertragingen en misgelopen transacties.

 

Over Arvesta

Arvesta is een sterke speler in de Belgische landbouwsector die boeren en telers bijstaat met duurzame en innovatieve digitale oplossingen. Het bedrijf is actief in België, Frankrijk, Nederland en Duitsland. Met meer dan 2.000 werknemers biedt Arvesta producten en diensten aan die zowel op professionals als op consumenten gericht zijn. Daarnaast focust het bedrijf op dierenvoeding, land- en tuinbouw, bloem en machines. Consumenten bereiken ze vooral via hun 200 Aveve-winkels. 

 

De uitdaging

Gezien de verschillende takken van Arvesta – van retail tot innovatieve B2B-oplossingen – heeft het bedrijf te maken met een complex ecosysteem van applicaties en met elkaar verbonden processen. Een vlotte dataflow en integratie zijn daarom cruciaal.

Wekelijks worden er maar liefst 5 miljoen databerichten uitgewisseld via hun systemen. Het merendeel daarvan werd correct verwerkt, maar zelfs een zeer laag afwijkingspercentage van 0,001% had honderden foutmeldingen tot gevolg. Soms stelden ze zelfs 600 afwijkingen per dag vast. Hoe die aangepakt werden? Door manueel tussen te komen om zo te garanderen dat de ‘mislukte’ data correct bleef doorstromen van a naar b. Om op die manier het risico op onvolledige of vertraagde transacties te beperken. Een erg tijdrovende, dagelijkse klus dus.

De wens van Arvesta was bijgevolg duidelijk: een beter beheer van afwijkingen, meer controle en efficiëntere troubleshooting in de integraties en workflows, zodat er geen berichten meer vast zouden lopen of tussen de mazen van het net zouden glippen. Bovendien wilde het bedrijf een heldere, toegankelijke monitoring van alle integraties en foutmeldingen voor technische én niet-technische gebruikers, zodat er minder gespecialiseerde medewerkers nodig zijn.

“We zien week per week wat er gaande is. We kunnen afwijkingen aanpakken voordat ze zich opstapelen en dat allemaal binnen onze voorziene timelines.”

Wim Cools, Team Lead van het SAP Centre of Competence & Integrations bij Arvesta

De oplossing

Om dat ingewikkelde netwerk van integraties te ondersteunen – ook die buiten SAP – gebruikte Arvesta al jaren de standaard SAP Integration Suite. De hierin voorziene workflowtools volstonden wel om technische integraties te beheren, maar niét om de afwijkingen aan te pakken. De monitoring vereiste bovendien heel wat IT-skills om de zeer technische foutmeldingen te traceren en te interpreteren. Daardoor waren gebruikers steeds afhankelijk van technische teams om de oorzaken te analyseren en de issues op te lossen.

TheValueChain to the rescue dus! We implementeerden GoBeyond Integration Monitoring, gebouwd op het SAP Business Technology Platform (BTP) en ontworpen om naadloos te integreren in de SAP Integration Suite. Dit systeem kwam netjes bovenop het al aanwezige integratielandschap van Arvesta, om complexe, technische monitoring te vertalen naar inzichten op businessniveau.

De technische foutmeldingen worden omgezet naar functionele berichten met voldoende context die makkelijk te begrijpen en te rapporteren zijn voor niet-technische gebruikers. Een voorbeeld? Gebruikers krijgen geen onleesbare systeemfouten meer te zien als “HTTP 500 5XA”. Wel heldere boodschappen zoals: “Er ontbreekt een bestellingshoeveelheid in de verkooporder” of “Deze materiaalcode werd niet gevonden.” Want daar kan elke gebruiker wat mee. Dan weet je meteen wat er mis is. De fouten zijn duidelijk en kunnen snel opgelost worden. Er komt vaak zelfs geen technische specialist aan te pas.

De tool werd begin 2025 gelanceerd bij Arvesta en wordt inmiddels al gebruikt door 30 businessmedewerkers en servicedeskprofielen, waardoor er nog maar weinig technische expertise nodig is. Zodra een issue opgelost is, zoals het updaten van masterdata, kan de gebruiker de melding met één klik refreshen zonder ingewikkelde troubleshooting of technische API-vragen. Duikt er toch eens een complex probleem op? Dan springt de helpdesk van TheValueChain bij.

De Integration Monitoring Tool heeft trouwens nóg meer voordelen. Zo leidt het tot betere inzichten en meer controle. Medewerkers kunnen in real time dataflows inkijken, rapporten genereren, terugkerende afwijkingen vermijden en prestaties tegenover SLA’s zetten. Dankzij het verbeterde beheer van afwijkingen kan Arvesta nu ook zijn data-integriteit beter bewaken, sneller ingrijpen bij problemen én met meer vertrouwen grote aantallen integraties beheren.

Wim Cools, Team Lead van het SAP Centre of Competence & Integrations bij Arvesta, vertelt: “Als early adopter van GoBeyond Integration Monitoring speelden we een cruciale rol in de ontwikkeling ervan. Het product groeide daardoor uit tot een oplossing die ons veel meer controle en inzicht geeft in onze onderling verbonden dataprocessen. We zien week per week wat er gaande is. We kunnen afwijkingen aanpakken voordat ze zich opstapelen en dat allemaal binnen onze voorziene timelines. Bovendien herkennen we nu snel de terugkerende fouten en weten we ze makkelijk te analyseren. Daardoor kunnen we onze energie en tijd spenderen aan het effectief verminderen van het aantal fouten.

“ Voorheen hadden we te kampen met tot wel 600 afwijkingen per dag, nu hebben we amper 300 foutmeldingen per week.”

Wim Cools, Team Lead van het SAP Centre of Competence & Integrations bij Arvesta

Voordelen

Meer vertrouwen

Met wekelijks miljoenen berichten die tussen systemen worden uitgewisseld, weet Arvesta nu zeker dat alle meldingen – van online orders tot magazijn- en transportupdates – gebeuren zoals bedoeld. Zo herleiden ze het risico op vertragingen of gemiste transacties tot een minimum.

Verbeterde klantenbeleving

Afwijkingen snel en proactief opsporen en oplossen, dat is hoe de organisatie nu garandeert dat elk order – van een consument die online dierenvoeding bestelt tot een grote logistieke stroom – zonder vertraging wordt verwerkt en geleverd. Dat leidt logischerwijs tot een betere klantenervaring en hogere klanttevredenheid.

Meer operationele controle

Dankzij de inzichten in alle integraties kan Arvesta nu snel handelen, proactief dataflows monitoren, afwijkingen beheren en onopgeloste foutmeldingen voorkomen. Op die manier blijven cruciale businessprocessen betrouwbaar en gestroomlijnd verlopen.

Voortdurende verbeterde aanpak van terugkerende issues

De zogenaamde ‘top offenders’ worden nu makkelijker gevonden. Zo kunnen medewerkers zich focussen op bepaalde probleemzones en daarbij dieper ingaan op de oorzaken. Dit leidt tot oplossingen op lange termijn, waardoor het aantal afwijkingen blijvend én drastisch vermindert.

Meer autonomie voor niet-technische gebruikers

Door technische foutmeldingen om te zetten naar begrijpelijke, functionele taal laat GoBeyond Integration Monitoring niet-technische gebruikers toe om zélf afwijkingen te beheren en opnieuw te verwerken. Zo zijn zij minder afhankelijk van technische teams en kunnen issues veel sneller worden opgelost.

Hoe beviel de samenwerking met TheValueChain?

“We zijn heel te spreken over de samenwerking. Het expertenteam nam de tijd om onze uitdagingen te begrijpen en bedacht straffe oplossingen. Voorheen hadden we te kampen met tot wel 600 afwijkingen per dag, waarvoor we twee medewerkers bijna fulltime moesten inzetten. Nu hebben we amper 300 foutmeldingen per week. Een aanzienlijke verbetering die ons ook kosten bespaart.”

Wim Cools, Team Lead van het SAP Centre of Competence and Integrations, Arvesta

Wil je met een expert praten over onze klantverhalen?

Wil je meer details over een specifieke klantcase? Neem contact met ons op!