GoBeyond Supplier Confirmations

Veel organisaties verwerken de orderbevestigingen door leveranciers manueel. Via e-mail, pdf of Excel komen de bevestigingen binnen. Aankoopteams controleren ze lijn per lijn en verwerken ze in SAP. Dat is tijdrovend en veroorzaakt fouten. Wijzigingen in leverdata of aantallen worden zo pas laat zichtbaar voor aankopers en planners. MRP werkt met verouderde informatie, met onzekerheid in de supplychain tot gevolg. Vaak ontbreekt ook een duidelijk overzicht van wat precies ontvangen, geïnterpreteerd en verwerkt is. Klassieke OCR-oplossingen zijn te weinig intelligent om dit proces betrouwbaar te automatiseren.

GoBeyond Supplier Confirmations

Automatiseer leveranciersbevestigingen, verminder het manuele werk en verbeter je planning in SAP.
Automatiseert het volledige proces, van inkomende leveranciersbevestiging tot boeking in SAP, met minimale manuele tussenkomst en volledige transparantie. De oplossing werkt met door SAP gecertificeerde en gewhiteliste API’s. Daardoor is zij futureproof en sluit zij perfect aan bij de standaard SAP-architectuur. Dankzij de gestandaardiseerde aanpak kan de oplossing technisch al in één dag live gaan. De oplossing is compatibel met SAP S/4HANA Cloud, Private Edition en On-Premise.

De oplossing

GoBeyond Supplier Confirmations combineert intelligente interpretatie met directe SAP-integratie. Leveranciersbevestigingen worden automatisch gelezen, geïnterpreteerd en gekoppeld aan bestaande aankooporders in S/4HANA. Het systeem herkent automatisch en verwerkt belangrijke gegevens zoals aantallen, leverdatums, prijzen en orderreferenties. SAP blijft de single source of truth.

Hoe werkt het?

1. Automatische e-maildetectie
   Gedeelde mailboxen of Outlook-accounts worden continu gemonitord. Relevante leveranciersmails worden automatisch herkend en opgehaald.
2. AI-interpretatie
   De oplossing interpreteert intelligent e-mailteksten, pdf’s en leveranciersbevestigingen in Excel-sjablonen. Leveranciers hoeven hun werkwijze niet aan te passen.
3. Directe SAP-integratie
   De herkende gegevens worden automatisch vergeleken met het aankooporder en als bevestiging verwerkt of voorgesteld in SAP S/4HANA.
4. Beheer van afwijkingen
   Alleen afwijkingen vereisen nog menselijke controle. Aankoopteams werken exception-based.
5. End-to-end traceability
   In SAP blijft elke stap volledig traceerbaar – van inkomende e-mail tot boeking. Gebruikers zien exact wat ontvangen, geïnterpreteerd en verwerkt is.

Waarom kiezen voor GoBeyond Supplier Confirmations?

GoBeyond Supplier Confirmations combineert mogelijkheden die manuele processen of basis-OCR niet bieden:

• Automatische verwerking van e-mails, pdf en Excel
• AI-gedreven interpretatie van leverancierscommunicatie
• Rechtstreekse updates in SAP S/4HANA
• End-to-end transparantie van e-mail tot SAP-bevestiging
• Minder administratief werk voor aankoop
• Betere ondersteuning van MRP en supplyplanning
• Futureproof dankzij gebruik van SAP gewhiteliste API’s

Concrete resultaten voor aankoopteams

• Tot 80% minder verwerkingstijd voor bevestigingen
• Eliminatie van manuele data-invoer
• Snellere verwerking van grote volumes
• Betrouwbaardere MRP-planning
• Minder manuele opvolging met leveranciers
• Duidelijk overzicht van bevestigingen binnen SAP

Voordelen die je meteen merkt

• Hogere datakwaliteit in SAP
• Minder operationele werkdruk voor aankoopteams
• Snellere verwerking van leveranciersreacties
• Meer transparantie in de supplychain
• Minder planningsrisico
• Consistente en betrouwbare aankoopdata

Sterke punten van de oplossing

• Geautomatiseerde verwerking van leveranciersmails en documenten
• AI-interpretatie van bevestigingen in pdf, e-mail en Excel
• End-to-end traceability
• Exception-based verwerking
• Centrale cockpit en monitoring in SAP
• Technisch live in 1 dag
• Futureproof dankzij SAP gewhiteliste API’s
• Ontwikkeld voor SAP S/4HANA Cloud, Private Edition en On-Premise

De aanpak van TheValueChain

• Analyse van aankoopprocessen en bevestigingsstromen
• Configuratie van e-maildetectie en automatisering
• Activatie van AI-interpretatie
• Plug & play-integratie met SAP S/4HANA
• Opzet van centrale monitoring en cockpit
• Minimale impact op bestaande processen

Snel waarde realiseren

Dankzij de gestandaardiseerde aanpak realiseer je onmiddellijk operationele waarde zonder complexe implementatie.

Klaar om leveranciersbevestigingen slimmer te verwerken?

Ontdek hoe GoBeyond Supplier Confirmations manueel werk elimineert, je planning betrouwbaarder maakt en je aankoopproces versnelt met slimme automatisering binnen SAP.