ZF SCALAR vereenvoudigt complexe verkoop met SAP’s geïntegreerde quote-to-cashplatform

Over ZF SCALAR

ZF SCALAR, het voormalige Transics, maakt deel uit van de aftermarketdivisie van ZF Group. Het bedrijf levert digitale oplossingen voor fleetmanagement en telematica aan transport- en logistieke bedrijven. ZF SCALAR behoort tot de drie grootste Europese aanbieders op het vlak van fleetmanagement voor langeafstandstransport.

Duizenden klanten, verspreid over heel Europa, gebruiken de geconnecteerde toestellen, abonnementen en diensten van ZF SCALAR om hun wagenpark te beheren. ZF Group is wereldwijd een toonaangevende toeleverancier en ontwikkelt mobiliteitsproducten en -systemen voor personenwagens, bedrijfsvoertuigen en industriële toepassingen.

De uitdaging

Tot voor kort werkte ZF SCALAR met verschillende systemen naast elkaar. De ERP-omgeving draaide nog on-premise op een systeem dat meer dan tien jaar geleden was geïmplementeerd en doorheen de jaren sterk was aangepast. Salesmedewerkers beheerden opportuniteiten in het CRM-systeem, maar het werd steeds moeilijker om offertes, prijsafspraken en complexe configuraties van producten en diensten consistent te houden.

“Door al dat maatwerk konden we het systeem na verloop van tijd niet meer upgraden”, vertelt Rajeev Batra, Digitalisation & Site Lead bij ZF Group. “Ons ERP-systeem deed nog wat het moest doen, maar het was niet meer het next gen systeem dat we nodig hadden.”

Tegelijkertijd veranderde ook het businessmodel. Zo lanceerde ZF SCALAR een nieuw productplatform en haalt het een groot deel van de omzet uit abonnementen. Het bedrijf had dan ook een systeem nodig dat zou aansluiten bij dat businessmodel én zou kunnen meegroeien met nieuwe vereisten zoals e-invoicing.

De oplossing

ZF SCALAR koos voor SAP CPQ, onderdeel van SAP Customer Experience, en SAP S/4HANA Public Cloud om zo dicht mogelijk bij de SAP-standaard te blijven. Zo kunnen toekomstige upgrades en innovaties sneller geïntegreerd worden, zonder dat maatwerk die evolutie in de weg staat.

Ook de aard van hun businessmodel speelde een belangrijke rol. In tegenstelling tot andere bedrijven van de ZF Group combineert ZF SCALAR de verkoop van toestellen met abonnementen. Bijna 60% van de omzet komt uit abonnementen. Een platform dat abonnementsfacturatie standaard ondersteunt, was dus geen nice-to-have, maar een belangrijke vereiste.

Voor de implementatie zocht ZF SCALAR via een RFP naar een partner in België en daarbuiten. De kandidaten werden beoordeeld op vooraf vastgelegde criteria, in het bijzonder op het vlak van aantoonbare ervaring met public-cloudimplementaties. TheValueChain werd geselecteerd als hoofdpartner.

Complexe verkoopprocessen standaardiseren

ZF SCALAR werkt voor duizenden klanten, elk met hun eigen commerciële voorwaarden. Daarbovenop verkoopt het bedrijf complexe bundels waarin hardware, abonnementen en diensten samenkomen. Al die afspraken en configuraties afzonderlijk beheren maakt het verkoopproces al snel onwerkbaar.

SAP CPQ brengt die complexiteit terug tot één gestandaardiseerd proces. Het systeem begeleidt gebruikers stap voor stap bij de configuratie. Sales en backoffice werken daardoor met dezelfde configuratie en dezelfde data, wat de kans op fouten en dubbel werk verkleint.

De implementatie verbindt drie belangrijke componenten in één flow. Klant- en leadgegevens worden beheerd in Salesforce. Van daaruit start de CPQ-workflow voor het opstellen van offertes. Salesforce en SAP CPQ blijven tijdens het volledige verkoopproces in twee richtingen gesynchroniseerd.

Zodra een opportuniteit wordt gewonnen, gaat de order naar SAP S/4HANA Public Cloud. SAP Solution Order Management brengt hardware, abonnementen en diensten daar samen in één gebundelde order. De customer master blijft daarbij in Salesforce.

Vanaf dat moment beheert S/4HANA de volledige levenscyclus van de order, van fulfilment en logistiek tot financiële afhandeling en service na verkoop. SAP Subscription Billing automatiseert de maandelijks terugkerende facturatie, die een belangrijk deel van de omzet van ZF SCALAR vertegenwoordigt en voordien handmatig werd verwerkt.

Ook herstellingen van geconnecteerde toestellen zitten in dezelfde omgeving. Wanneer een toestel onderhoud nodig heeft of vervangen moet worden, beheert S/4HANA het proces, inclusief de bijbehorende leveranciersfacturatie en connectiviteitsdata.

Een implementatie in nauwe samenwerking

Het project verliep in twee fases. Eerst ging SAP CPQ live. Daarna volgde de grotere implementatie van SAP S/4HANA Public Cloud. Tijdens het traject werd het tempo aangepast wanneer het bedrijf meer tijd nodig had om nieuwe processen te valideren en in gebruik te nemen.

“Toen we het tempo moesten verlagen om het bedrijf meer tijd te geven voor validatie, stelde TheValueChain zich flexibel op”, vertelt Rajeev. “We hebben dat altijd transparant met elkaar besproken. De samenwerking was fair en constructief, van begin tot eind.”

Naar een moderne digitale klantervaring

ZF SCALAR werkt nu bijna vijf maanden met het nieuwe platform. Sinds de go-live ligt de focus op stabilisatie en de verdere uitrol binnen de organisatie. Toch worden de eerste voordelen al zichtbaar: snellere en consistentere offertes, minder manuele processen en een platform dat klaar is voor nieuwe wettelijke vereisten, zoals e-invoicing.

De volgende stap ligt al op tafel. ZF SCALAR wil fleetmanagers meer controle geven via selfservice. Klanten moeten in de toekomst zelf extra functionaliteiten kunnen toevoegen, bijkomende diensten bestellen of hun vloot uitbreiden, zonder daarvoor telkens sales of backoffice te moeten inschakelen.

Het doel is een digitale ervaring die aansluit bij wat klanten vandaag van abonnementsdiensten verwachten: beschikbaar wanneer zij die nodig hebben en zonder onnodige tussenstappen.

Verwachte voordelen

• Kortere salescycli: SAP CPQ versnelt complexe configuraties waarvoor vroeger veel manuele afstemming tussen sales en backoffice nodig was.
• Hogere productiviteit: één gestandaardiseerde dataset voor CRM, offertes en ERP vermindert dubbel werk en verkleint de kans op fouten.
• Meer automatisering: nu de processen op één modern en geïntegreerd platform draaien, kan ZF SCALAR verder workflows automatiseren.
• Klaar voor nieuwe regelgeving: de overstap naar SAP helpt ZF SCALAR om zich voor te bereiden op nieuwe wettelijke vereisten zoals e-invoicing.
• Een fundament voor verdere digitale groei: Subscription Billing, Solution Order Management en het herstelproces zijn geïntegreerd in één platform. Daarmee creëert ZF SCALAR een basis om de komende jaren sneller nieuwe digitale diensten en klantmodellen uit te rollen.