Van Moer halveert verwerkingstijd van facturen met GoBeyond Supplier Invoicing

Over Van Moer

Van Moer is een Belgische verdeler van werkkledij, die actief is in België, Nederland en Duitsland. Met een omzet van bijna 40 miljoen euro vormt het bedrijf een schakel tussen productiepartners en grote klanten die werkkledij afnemen voor duizenden medewerkers. Dat zorgt voor een hoog volume aan transacties.

De uitdaging

Elke maand verwerkt Van Moer zo’n 400 complexe facturen. Dat volume komt voort uit de combinatie van verschillende afzetmarkten, externe productiepartners en klanten met specifieke eisen. De facturen zelf zijn vaak omvangrijk en opgebouwd uit meerdere pagina’s, met tal van productlijnen, modellen en vijftien mogelijke maten per model. Daardoor vroeg elke factuur om een gedetailleerde controle: elke lijn moest worden afgestemd met de inkomende levering en gekoppeld aan de juiste inkooporder voordat ze kon worden geboekt.

Daardoor moesten medewerkers heel wat manueel werk verrichten: gegevens invoeren, leveringen koppelen, aantallen controleren en betalingen valideren. Alles gebeurde lijn per lijn.

“Ergens ligt er een evenwicht tussen sterk gestandaardiseerde processen die zich uitstekend lenen voor automatisering en processen die meer variatie bevatten en dus meer manuele controle vragen”, zegt Van Moer-CFO Gert Vanclee. “Precies daar kozen we ervoor om onze factuurverwerking volop te automatiseren.”

De overstap naar SAP S/4HANA Private Cloud, zo’n vijf jaar geleden, maakte die behoefte alleen maar groter. Het platform gaf Van Moer meer stabiliteit en groeiruimte, maar maakte tegelijk duidelijk dat de processen binnen crediteurenbeheer efficiënter moesten. De organisatie zocht een manier om leveranciersfacturen sneller en met minder manueel werk te verwerken.

De oplossing

Na een verkenning van de markt koos Van Moer voor GoBeyond Supplier Invoicing van TheValueChain om de verwerking van leveranciersfacturen rechtstreeks in SAP S/4HANA te automatiseren. Het doel was helder: minder manueel werk, minder fouten en een beter overzicht over het volledige proces, zonder controle te verliezen.

De implementatie ging vlot. Standaardfunctionaliteiten waren snel operationeel en de impact op de interne teams tijdens de testfase bleef beperkt.
Tijdens het testen bleek echter dat de standaardkoppeling tussen facturen en inkooporders niet gedetailleerd genoeg was voor de complexe werking van Van Moer. Omdat bestellingen vaak gebundeld worden gefactureerd, moesten factuurlijnen niet alleen aan een inkooporder worden gekoppeld, maar ook aan de juiste productieorder én de specifieke inkomende levering.

“Op dat moment beseften we dat de complexiteit van onze business een struikelblok vormde. Samen met TheValueChain ontwikkelden we daarom een functionaliteit die nog een niveau dieper gaat, tot op orderniveau. We factureren namelijk vaak meerdere orders tegelijk.”

Samen ontwikkelden Van Moer en TheValueChain een uitbreiding op de oplossing. Het systeem leest voortaan automatisch de gegevens van inkomende leveringen in en stelt voor elke factuurlijn meteen de juiste levering voor in een dropdownmenu. Zo hoeven werknemers niet langer de leveringen manueel op te zoeken en met facturen te vergelijken.

Voor Belgische leveranciers werkt de oplossing naadloos samen met Peppol, het verplichte digitale e-facturatienetwerk. Bij ongeveer 90% van de samenwerkingen buiten België – zoals leveranciers in Nederland, Duitsland en elders in de wereld – worden pdf-facturen en facturen via e-mail automatisch verwerkt. Daarna wordt elke factuur rechtstreeks in SAP S/4HANA opgemaakt en opgeslagen in een digitaal archief, zodat ze eenvoudig kunnen worden teruggevonden. Het resultaat is een oplossing die nauw aansluit bij de manier waarop Van Moer werkt. De samenwerking met TheValueChain werd daarbij gekenmerkt door open communicatie, transparantie en meetbare resultaten.

“Het doel van dit project was om onze verwerkingstijd voor facturen te halveren”, benadrukt Gert. “En dat is precies wat we hebben bereikt. Vandaag werkt alles zoals het hoort en zijn onze medewerkers erg enthousiast over de oplossing.”

De voordelen

• 50% minder verwerkingstijd voor goederenfacturen: Inkomende leveringen manueel opzoeken en lijn per lijn vergelijken met factuurgegevens behoort tot het verleden. Daarmee werd de belangrijkste doelstelling van het project gerealiseerd.
• 70 tot 80% tijdswinst voor dienstenfacturen: Deze zijn minder complex en vereisen geen koppeling met leveringen. Daardoor levert automatisering hier nog meer tijdswinst op.
• Meer nauwkeurigheid: Automatische gegevensherkenning en -vergelijking verkleinen de kans op foutieve koppelingen, dubbele registraties of ontbrekende gegevens.
• Volledig overzicht: Het crediteurenproces is van ontvangst tot betaling eenvoudig op te volgen.
• Gecentraliseerd factuurbeheer: Het boekhoudteam vindt elke factuur onmiddellijk terug in één gestructureerde digitale omgeving. AI herkent de gegevens automatisch, waardoor facturen sneller en nauwkeuriger worden verwerkt.
• Klaar voor Peppol: De oplossing integreert inkomende en uitgaande factuurstromen naadloos, zowel binnen België als internationaal. Extra middleware is niet nodig, waardoor de oplossing ook klaar is voor de verdere internationale uitrol van Peppol.

Samenwerken met TheValueChain

“De samenwerking verloopt heel vlot. Open, informeel en transparant. Als de ROI er niet is, dan zegt het team van TheValueChain dat ook gewoon. Dat is het soort communicatie waarop vertrouwen groeit. Het is veel meer dan een relatie tussen klant en leverancier. Het is een echt partnership.”