Van Moer réduit de 50 % le temps de traitement de ses factures grâce à GoBeyond Supplier Invoicing

À propos de Van Moer

Van Moer est un distributeur belge de vêtements de travail réalisant un chiffre d’affaires de près de 40 millions €. L’entreprise est principalement active en Belgique, aux Pays-Bas et en Allemagne. Opérant entre ses partenaires de production et de grands clients qui comptent parfois plusieurs milliers de collaborateurs, Van Moer évolue dans un environnement générant un volume élevé de transactions.

Le défi

La distribution de vêtements de travail sur plusieurs marchés, la collaboration avec des partenaires de production externes et les exigences détaillées des grands clients génèrent un volume important de factures complexes. Van Moer en traite environ 400 par mois. Celles-ci comportent souvent plusieurs pages, de nombreuses références, différents modèles et jusqu’à 15 tailles par modèle. Chaque ligne doit être comparée aux livraisons reçues puis rapprochée du bon de commande correspondant avant d’être comptabilisée.

Ce niveau de détail impliquait une charge de travail manuel considérable : saisie des données, rapprochement des données de livraison, contrôle des quantités et validation des paiements, ligne par ligne.

Gert Vanclee, CFO de Van Moer, déclare : « Il existe un équilibre entre des processus très standardisés, propices à l’automatisation, et d’autres plus spécifiques et variables qui nécessitent davantage de contrôles manuels. C’est à ce moment-là que nous avons décidé d’automatiser le traitement de nos factures. »

Cette charge de travail s’est encore alourdie lorsque Van Moer a pris, il y a environ cinq ans, la décision stratégique de migrer vers SAP S/4HANA Private Cloud. Si cette plateforme offrait une base solide pour soutenir la croissance et renforcer le contrôle opérationnel, elle a également mis en évidence la nécessité d’optimiser et de fluidifier les processus de comptabilité fournisseurs. L’entreprise recherchait une solution permettant d’automatiser davantage le traitement des factures et de réduire
les interventions manuelles.

La Solution

Après avoir évalué plusieurs solutions, Van Moer a choisi GoBeyond Supplier Invoicing de TheValueChain afin d’automatiser le traitement des factures fournisseurs directement dans SAP S/4HANA. Les objectifs étaient de diminuer la charge manuelle, d’améliorer la précision des traitements et d’assurer une visibilité complète sur le processus de comptabilité fournisseurs, sans perdre le niveau de contrôle nécessaire.

La mise en oeuvre initiale s’est déroulée sans difficulté. Les fonctionnalités standard ont été rapidement opérationnelles et les besoins en ressources internes pendant les tests sont restés limités.

Au fil des essais, la complexité des activités de Van Moer a toutefois révélé une limite: le rapprochement standard entre les factures et les bons de commande n’était pas suffisamment précis. Comme plusieurs commandes sont souvent regroupées sur une même facture, Van Moer devait associer chaque ligne non seulement au bon de commande, mais aussi à l’ordre de production concerné et à la livraison correspondante.

« À ce moment-là, nous avons pris conscience que la complexité de notre activité constituait un obstacle. Avec TheValueChain, nous avons développé une fonctionnalité qui descend jusqu’au niveau de l’ordre de production, puisque nous facturons souvent plusieurs commandes en même temps. »

Cette fonctionnalité a été développée conjointement avec TheValueChain. Le système analyse désormais les données des livraisons entrantes et suggère automatiquement, via une liste déroulante, la livraison correspondant à chaque ligne de facture. Le temps consacré auparavant à rechercher et vérifier manuellement ces informations a ainsi été considérablement réduit.

Pour les fournisseurs belges, la solution est entièrement intégrée à Peppol, le réseau national obligatoire de facturation électronique. Pour les quelque 90 % des activités réalisées hors de Belgique, avec des fournisseurs situés en Allemagne, aux Pays-Bas et dans le reste du monde, les factures PDF et envoyées par e-mail sont également traitées automatiquement. Une fois traitées, toutes les factures sont générées directement dans SAP S/4HANA et stockées dans une archive numérique afin de pouvoir être facilement consultées.

Van Moer dispose ainsi d’une solution parfaitement adaptée à la réalité de ses activités, fruit d’une collaboration fondée sur la transparence, le partenariat et des résultats mesurables.

Gert souligne : « L’objectif du projet était de réduire de moitié le temps de traitement des factures, et c’est exactement ce que nous avons obtenu. Aujourd’hui, tout fonctionne parfaitement et nos collaborateurs sont très satisfaits de la solution. »

Les bénéfices

• 50 % de temps gagné sur le traitement des factures de marchandises : La recherche manuelle des livraisons et leur rapprochement ligne par ligne avec les factures ont pratiquement disparu, ce qui répond à l’objectif principal de Van Moer.
• 70 à 80 % de gain de temps sur les factures de services : Ces factures sont moins complexes et ne nécessitent pas de rapprochement avec les livraisons, ce qui permet à l’automatisation d’apporter des gains d’efficacité encore plus importants.
• Une précision améliorée : La capture et le rapprochement automatiques des données réduisent les risques d’erreurs, de doublons ou d’omissions liés aux traitements manuels.
• Une visibilité complète : L’ensemble du processus des comptes fournisseurs est couvert, depuis la réception de la facture jusqu’à son paiement.
• Un suivi centralisé des factures : L’équipe comptable retrouve instantanément n’importe quelle facture dans un environnement numérique unique, tandis que la reconnaissance des données par l’IA garantit précision et rapidité.
• Conformité Peppol : La solution intègre directement les flux de facturation entrants et sortants, en Belgique comme à l’international, sans middleware supplémentaire, ce qui garantit sa pérennité à mesure que Peppol se généralise.

Collaborer avec TheValueChain

« La collaboration est simple, informelle et transparente. Si le ROI n’est pas au rendez-vous, TheValueChain vous le dit. C’est ce type de communication qui crée une vraie relation de confiance. Ce n’est pas une simple relation client-fournisseur ; c’est un véritable partenariat. »