Gumption kiestvoor de GoBeyond Supplier Invoicing-oplossing van TheValueChain

Highlights 

• Volledig geautomatiseerde verwerking van Peppol- en pdf-facturen, inclusief directe boeking in SAP Business ByDesign, zonder manuele tussenkomst.
• Maandelijks 1800 verwerkte leveranciersfacturen met aanzienlijke tijdswinst.
• Volledig conform de Belgische Peppol-verplichting en klaar voor toekomstige e-facturatievereisten in Europa.

Over Gumption Group 

Gumption Group is een Belgische onestoppartner voor innovatieve toepassingen. Het bedrijf combineert gedurfde ideeën met bewezen technologie om tastbare bedrijfsresultaten te realiseren. Met meer dan 800 medewerkers en 15 complementaire bedrijven in vijf Europese landen, biedt Gumption een 360°-aanpak van digitale transformatie, gericht op pragmatische oplossingen met snelle return.

De uitdaging

Sinds januari 2026 is Peppol verplicht in België voor het verzenden en ontvangen van facturen. Gumption kon al facturen versturen via SAP Business ByDesign, maar het efficiënt verwerken van inkomende facturen bleef een knelpunt.

Hoewel Peppol-facturen gestructureerde data bevatten, zoals een factuurnummer en -datum, werd deze niet automatisch ingelezen. Het financiële team moest daardoor nog manueel ingrijpen. Het gevolg? Vertragingen en een verhoogd risico op fouten.

Daarnaast gebruikte Gumption een OCR-tool om pdf-facturen uit e-mails te verwerken. Omdat pdf’s, in tegenstelling tot Peppol-facturen, niet gestructureerd zijn, varieerde de herkenningsnauwkeurigheid. Extra manuele controles en verificaties bleven daardoor noodzakelijk om de gegevens te valideren.

Ondanks automatische toewijzingsregels voor terugkerende leveranciers bleef de totale workflow tijdrovend. Met de verdere uitrol van Peppol in Europa groeide bij Gumption de behoefte aan een efficiëntere verwerking en een naadloze integratie met SAP Business ByDesign.

Benjamin Kindt, Excellence Partner Finance & Digital Transformation bij Gumption: “We zochten een oplossing die factuurverwerking volledig automatiseert en garandeert dat alles correct in SAP wordt geboekt.”

De oplossing

Gumption koos voor GoBeyond Supplier Invoicing van TheValueChain, een oplossing voor supplier invoice management (SIM) die een volledig geïntegreerde en geautomatiseerde factuurworkflow mogelijk maakt.

Facturen die via Peppol of als pdf-bijlage binnenkomen, worden automatisch verwerkt binnen de SIM-oplossing en doorgestuurd naar SAP Business ByDesign. Het systeem detecteert bovendien mogelijke duplicaten wanneer zowel een Peppol- als een pdf-versie van dezelfde factuur wordt ontvangen.

Na configuratie van de leverancier verloopt de verwerking volledig automatisch: facturen worden correct geboekt en stromen – bij de juiste herkenning – rechtstreeks door naar SAP Business ByDesign, zonder tussenkomst van het financiële team. Het resultaat: maximale nauwkeurigheid, snellere verwerking en een sterke vermindering van manueel werk.

Gumption verwerkt maandelijks zo’n 1800 leveranciersfacturen. Waar één factuur vroeger ongeveer 30 seconden kostte, verlopen volledig herkende facturen nu volledig automatisch. Die tijdswinst resulteert in hogere efficiëntie en een meetbare financiële impact.

Zelfs met de uitgebreide projectscope – inclusief Peppol-integratie – wordt verwacht dat de investering zich in minder dan twee jaar terugverdient via operationele besparingen.

Benjamin vult aan: “Van start tot go-live duurde het project minder dan drie maanden, ruim op tijd voor de deadline van januari 2026. De oplossing ondersteunt zowel pdf- als Peppol-facturen in al onze landen, wat ons flexibiliteit geeft voor toekomstige regelgeving.”

Voordelen

Meer automatisering

Dankzij gestructureerde Peppol-data en slimme toewijzingsregels worden volledig herkende facturen automatisch geboekt in SAP Business ByDesign, zonder tussenkomst van het financiële team.

Veel nauwkeuriger

De integratie tussen SIM en SAP Business ByDesign zorgt ervoor dat facturen die in SIM worden verwerkt, correct in het ERP-systeem worden geboekt. Foutafhandeling en detectie van duplicaten bieden daarbij extra zekerheid.

Tijdswinst voor de finance-afdeling

Manuele data-invoer, controles en factuurvergelijkingen behoren grotendeels tot het verleden. Hierdoor kan de finance-afdeling zich focussen op activiteiten met meer toegevoegde waarde.

Compliance in meerdere landen

De oplossing verwerkt zowel Peppol- als pdf-facturen. Zo is Gumption compliant in België én voorbereid op landen waar Peppol nog niet verplicht is.

Klaar voor de toekomst

Nu Peppol zich verder verspreidt in Europa, beschikt Gumption over een schaalbare oplossing die toekomstige regelgeving ondersteunt zonder extra systeemcomplexiteit.

Over de samenwerking met TheValueChain

“Wat er voor mij echt uitspringt, is de snelle respons van TheValueChain en het feit dat de oplossing continu evolueert. Het gaat niet alleen om support, maar ook om voortdurende innovatie en een duidelijke roadmap.”

Benjamin Kindt, Excellence Partner Finance & Digital Transformation, Gumption Group.