Gumption gebruikt GoBeyond AI DataBridge om SAP-processen te transformeren, de datakwaliteit te verhogen en kostbare tijd vrij te maken

Over The Gumption Group

Gumption brengt digitaal gedreven ondernemers van 14 merken in de Benelux samen binnen één ecosysteem voor innovatie en groei. De bedrijven zijn start-ups of scale-ups. Vandaag telt Gumption zo’n 800 medewerkers, verspreid over 8 kantoren.

De uitdaging

Gumption vertrouwt op SAP Business ByDesign voor belangrijke bedrijfsinformatie, maar ondervond beperkingen in de manier waarop die informatie toegankelijk was. Toen de groep begon te onderzoeken hoe AI haar bedrijfsprocessen kon verbeteren, werd één ding snel duidelijk: eerst moesten de kwaliteit en de toegankelijkheid van de data in SAP Business ByDesign geoptimaliseerd worden. Betere masterdata vormen immers de basis voor toekomstige AI-initiatieven

Benjamin Kindt, Excellence Partner bij The Gumption Group: “We hadden een manier nodig om ontbrekende gegevens op te sporen, de juiste informatie op te halen en gevalideerde data terug in SAP te krijgen, zonder dat iemand dat manueel moest uitzoeken. Als we AI zinvol wilden inzetten, moesten we eerst zorgen dat onze masterdata op orde was.”

De oplossing

Om die kloof te dichten koos Gumption voor GoBeyond AI DataBridge van The Value Chain. AI DataBridge verbindt de SAP Business ByDesign-omgeving van Gumption met haar AI-tools. Zo werkt de groep aan betere data én ontstaan nieuwe kansen om processen in de hele organisatie te automatiseren.

De eerste use case draaide rond klantclassificatie. Gumption gebruikt AI om klantgegevens te analyseren, ontbrekende informatie op te sporen, zoals de sector waarin een klant actief is, en die informatie rechtstreeks terug te schrijven naar SAP Business ByDesign. Manuele invoer is daardoor niet langer nodig.

Daarna volgde een bredere aanpak en besloot Gumption AI in te zetten over het volledige order-to-cashproces. Teams uit verschillende clusters binnen de groep onderzochten samen elke stap in het proces, van leads registreren in HubSpot en opportuniteiten aanmaken in SAP Business ByDesign tot contracten, projectopzet, timesheets en facturatie. Het resultaat is een gestandaardiseerde aanpak waar elk bedrijf van de groep beter van wordt.

Facturatie is daarbij een van de duidelijkste opportuniteiten. Vandaag zijn er nog meerdere manuele stappen nodig om een factuur in SAP Business ByDesign in gang te zetten. Gumption bouwt nu een dashboard dat al die controlepunten op één plek samenbrengt, zodat medewerkers in één oogopslag zien waar ze moeten tussenkomen en aanpassen. Op termijn moet het systeem facturen automatisch aanmaken zodra alle relevante controles rond zijn.

Een recentere use case gaat verder dan procesefficiëntie en helpt zelfs bij het nemen van beslissingen. Met AI DataBridge bouwde Gumption een liquiditeitsprognose die openstaande facturen, bankgegevens en andere cashrelevante data rechtstreeks uit SAP Business ByDesign haalt en omzet in een vooruitblik op de cashpositie van de groep.

Security en toegangsrechten vormden een belangrijk onderdeel van het ontwerp. AI DataBridge vormt de brug tussen SAP Business ByDesign en de AI-agent, maar bewaart zelf geen bedrijfsinformatie. De toegang is gekoppeld aan de bestaande SAP-rechten van elke gebruiker. Zo kan niemand via de AI-tool meer informatie zien dan wat die persoon ook in SAP zelf kan raadplegen.

Benjamin: “Deze oplossing geeft ons de mogelijkheid om veel efficiënter data uit SAP te halen. We kunnen onze processen verbeteren en tegelijk zorgen dat onze masterdata kwalitatief genoeg zijn om die processen goed te ondersteunen.”

Nog veel meer AI-mogelijkheden

Gumption beschouwt AI DataBridge niet als één project met een vast eindpunt, maar overloopt haar bedrijfsprocessen één voor één om na te gaan waar AI voor efficiëntie kan zorgen. Dat levert een groeiende lijst use cases op, die ook verder kan reiken dan SAP Business ByDesign, naar andere systemen die via AI DataBridge aangesloten zijn.

Voordelen

• Betere SAP-masterdata: ontbrekende gegevens worden automatisch opgespoord en gevalideerde informatie wordt rechtstreeks terug overgezet naar SAP Business ByDesign.
• Minder manueel administratief werk: AI beperkt de tijd die naar timesheetcontroles, het koppelen van verkooporders en het aanmaken van facturen gaat.
• Eenvoudiger factureren: één dashboard brengt de verschillende controlepunten samen, zodat je sneller ziet en oppakt wat aandacht vraagt.
• Beter zicht op cash en liquiditeit: AI DataBridge geeft Gumption een vooruitblik op haar cashpositie, zodat de groep behoeften beter kan inschatten en cash proactief kan beheren.
• Gestandaardiseerde processen in de hele groep: de aanpak is implementeerbaar binnen alle Gumption-bedrijven en levert zo een consistente manier op om processen met AI te verbeteren.
• Sterkere datagovernance: de AI-toegang is gekoppeld aan de bestaande SAP-rechten van elke gebruiker, zodat niemand méér info kan zien dan wat die persoon in SAP zelf kan raadplegen.
• Snellere toegang tot SAP-informatie: met AI DataBridge halen gebruikers SAP-data efficiënter op en gaan ze er vlotter mee aan de slag.