Elia volgt Scope 3-emissies op met SAP-gebaseerde tool

Highlights

• Op maat gemaakt portaal gelinkt aan SAP, in plaats van geknoei met Excelbestanden
• Scope 3-emissies in kaart gebracht op basis van primaire data van leveranciers
• Correcte CSRD-rapportering en doordachte aankoopbeslissingen

Uitdaging

Elia beheert als het ware de ruggengraat van het Belgische elektriciteitsnetwerk. Het bedrijf zorgt ervoor dat vraag en aanbod de klok rond in balans blijven, en dat met meer dan 8.800 km boven- en ondergrondse kabels.

Hoewel Elia zelf weinig rechtstreekse uitstoot genereert (Scope 1), ligt de grootste klimaatimpact van het bedrijf bij de netverliezen en de emissie van de toeleveringsketen (Scope 2 en 3). De Scope 2-uitstoot neemt normaal gezien vanzelf af door de vergroening van het Belgische net. Maar de Scope 3-emissies – door productie en levering van materialen voor de netinfrastructuur – namen de afgelopen jaren net toe. Gezien de investeringen voor de energietransitie, vormen deze emissies momenteel het merendeel van Elia’s CO2-voetafdruk.

Om de Scope 3-uitstoot op te volgen baseerde Elia zich in eerste instantie op de uitgaven. In een basic rapport werden de gegevens onderverdeeld in categorieën, elk gelinkt aan een emissiefactor.

Toch gaven deze rapporten niet de ware impact weer van een product of leverancier. Bovendien boden ze weinig aanknopingspunten voor concrete actie. De Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) maakte de beperkingen nóg duidelijker.

De CSRD verplicht Elia namelijk om info over de Scope3-emissies vrij te geven met gebruik van traceerbare data. Daarom vroeg het bedrijf hun leveranciers om milieugegevens op basis van primaire data te voorzien. Dit werd echter niet in een standaardformaat genoteerd, waardoor de antwoorden zowel kwalitatief als structureel erg van elkaar verschilden.

Excel-bestanden en e-mails, een gebrek aan een gestructureerde workflow of goedkeuring, geen helder overzicht … Dat kon beter. De huidige werkwijze was simpelweg niet efficiënt noch schaalbaar. Elia had bijgevolg nood aan een systeem dat dieper kan graven, gelinkt aan het aankoopproces, dat bovendien meegroeit met de noden van het bedrijf.

Oplossing

Elia nam daarom het heft in eigen handen en besloot een eigen platform te bouwen om te voldoen aan de noden voor de rapportage van Scope 3. Want een kant-en-klare oplossing voor een project van deze grootte en complexiteit bestond simpelweg niet.

Om dat te realiseren, vroeg Elia in 2022 TheValueChain om hulp. We ondersteunen het bedrijf sindsdien bij de ontwikkeling van een schaalbaar, op SAP gebaseerd systeem dat aankoopgegevens koppelt aan input van leveranciers.

Het nieuwe portaal, ontwikkeld op het SAP Business Technology Platform (BTP), maakt komaf met het manueel verzamelen van gegevens, door gestructureerde online vragenlijsten te gebruiken. Elk formulier is gelinkt aan een specifiek aankooporder in het S/4HANA system van Elia. Vervolgens kan Elia de emissies analyseren volgens assets, leveranciers en tijdspannes.

De templates zijn afgestemd op de productsoort, waardoor Elia steeds de gewenste data kan opvragen en filteren, tot zelfs de samenstelling van het materiaal en de productiemethode toe. Dankzij een ingebouwde Life Cycle Assessment-component kan Elia ook de CO2-voetafdruk berekenen op basis van input van de leveranciers. Zo kan het bedrijf vanaf dag één gestructureerde data op productniveau verzamelen.

Leveranciers geven zelf hun gegevens in via een veilig, gestructureerd portaal. Dit is in feite hetzelfde dashboard dat Elia gebruikt, waarop je makkelijk de ingegeven informatie kan bekijken en de prestaties kan opvolgen.

TheValueChain hielp Elia dan ook om dicht bij de SAP-basis te blijven. Het nieuwe platform combineert SAP HANA Cloud voor data met SAP Fiori voor de interface en linkt naar aankoopgegevens in S/4HANA. Én er is nog voldoende ruimte om het platform uit te breiden, met behoud van herbruikbare data voor rapportering, analyses en leveranciersbetrokkenheid.

Resultaat

Het nieuwe systeem geeft Elia een helder, schaalbaar overzicht van Scope 3-emissies, rechtstreeks gelinkt aan de aankoopdata. Wat vroeger een statisch rapport was op basis van inconsistente data, is nu een dynamisch systeem dat de uitstoot op productniveau weergeeft en linkt aan leveranciersgegevens.

Het platform ondersteunt de door CSRD verplichte rapportering met controleerbare data en geeft meer houvast voor doelgerichte acties. Aankopers kunnen materialen, projecten en leveranciers vergelijken op basis van emissies en deze inzichten gebruiken om aanbestedingen op te stellen en eisen te bepalen. Leveranciers hebben een gebruiksvriendelijk en duidelijk dashboard voor zich waarop ze hun eigen emissiegegevens kunnen ingeven, beheren en opvolgen.

Elia is overigens niet de enige speler in de sector die te maken krijgt met uitdagingen als het over Scope 3 gaat. Naarmate het platform verder evolueert, hoopt het bedrijf zijn inzichten te delen met collega’s in de energie-infrastructuurwereld en te onderzoeken hoe het kan bijdragen aan een verdere afstemming rond data en rapportering.