Minder manueel werk voor Allinox dankzij geautomatiseerd, AI-gestuurd beheer van leveranciersfacturen

Highlights

• Supplier Invoice Management (SIM) helpt Allinox om het beheer van hun leveranciersfacturen te optimaliseren. Goed voor meer detaillering en end-to-end zichtbaarheid.
• Op deze manier bespaart het bedrijf 25% aan voltijdsequivalenten (FTE’s). Medewerkers moeten minder vaak manueel gegevens invoeren en kunnen zo focussen op andere belangrijke taken. Denk aan relatiebeheer met leveranciers, data-analyse, strategische en financiële planning.
• De SIM-oplossing van TheValueChain, gebouwd op het SAP Business Technology Platform, integreert probleemloos met SAP S/4HANA Public Cloud van Allinox. Bovendien omvat het ook AI-gestuurde Intelligent Document Processing (IDP).

Over Allinox

Allinox, opgericht in 1949, verdeelt kwalitatief kookgerei over heel de wereld. Het bedrijf beschikt over een reeks eigen merken én partnermerken zoals Beka en Brabantia. Hun producten zijn zowel in fysieke winkels als online te koop via retailers zoals Amazon. Daarnaast helpt Allinox retailers bij de uitbouw van een volledige productcategorie en de ontwikkeling van een huismerk in kookgerei.

De uitdaging

De expert in kookgerief met vestigingen over heel de wereld – van Hongkong tot de VS – had nood aan een betere controle en duidelijker overzicht van hun leveranciersfacturen. Hoewel het gebruikte proces om facturen goed te keuren al in SAP gebeurde, miste Allinox nog enkele handige functionaliteiten. Het bedrijf wilde end-to-end zichtbaarheid en automatisering om meer nauwkeurigheid en naleving van de boekhoudkundige vereisten te garanderen.

Het verwerken van leveranciersfacturen – hoewel het aantal best meevalt – zorgde voor een vrij grote workload voor de boekhoudafdeling omdat er veel manueel werk bij kwam kijken. Door een gebrek aan automatisering moesten alle inkomende mails en facturen gecheckt en gedubbelcheckt worden. Dat ging gepaard met een risico op menselijke fouten.

De bestaande goedkeuringssystemen waren beperkt. Dat leidde tot inconsistenties en vertragingen. De goedkeuringen verliepen dus niet voldoende efficiënt en er ontstonden bottlenecks. De gevolgen? Nu en dan misverstanden met een negatieve impact op de communicatie en timing naar de leveranciers toe. En dat terwijl Allinox het onderhouden van een goed contact met de leveranciers net essentieel vindt.

Werk aan de winkel dus! Het bedrijf zocht en vond een oplossing bij TheValueChain. Eerder zorgden we al voor de set-up van hun SAP S/4HANA Public Cloud. En ook voor deze opdracht rekende Allinox opnieuw op onze expertise.

Marlies Vervisch, hoofdaccountant bij Allinox: “We kenden TheValueChain al van de implementatie van SAP S/4HANA Public Cloud en hadden vernomen dat ze een beheersysteem voor leveranciersfacturen op maat aan het ontwikkelen waren. We besloten dus al vroeg in de testfase mee op de kar te springen om zo een manier te vinden om ons factuurbeheer te vereenvoudigen.”

De oplossing

TheValueChain loste de issues van Allinox met het factuurbeheer op door de implementatie van een SIM-extensie. De boekhoudafdeling heeft nu end-to-end inzicht in alle leveranciersfacturen, of ze nu via e-mail, digitaal of op papier binnenkomen. Dit allemaal in één interactief overzicht.

Aan de hand van voorgedefinieerde templates worden facturen automatisch geplaatst in het SAP S/4HANA-systeem, dat bovendien beschikt over een digitaal archief. Geen enkel detail gaat verloren. Dankzij een AI-gestuurd IDP, vult SIM automatisch de gegevens van de facturen in.

Daardoor moeten er minder details manueel verwerkt worden zoals naam, belastingcodes, btw-nummer, PO-nummer, … Dankzij de geïntegreerde Optional Character Recognition (OCR) worden zelfs e-mailbijlages automatisch gekoppeld aan en opgeslagen bij facturen.

De klant is dan ook heel tevreden met deze oplossing, bevestigt Marlies: “SIM garandeert uniformiteit in de verwerking van onze leveranciersfacturen. Alles voldoet aan dezelfde standaard. En we besparen tijd, want er komt minder manueel werk aan te pas.”

Voordelen

• End-to-end zichtbaarheid
  Het volledige facturatieproces en de workflow voor goedkeuringen is nu op een plek te beheren en in te kijken. Goed voor volledige transparantie en vlotter beheer.
• Tijdsbesparing
  De facturen en de goedkeuringen worden automatisch verwerkt in het SAP-systeem van Allinox. De boekhoudafdeling heeft zo meer tijd voor strategische taken.
• Correcte resultaten
  Allinox geniet nu ook van correctere verwerking van facturen. Hierdoor vermindert de workload. Er is immers minder risico op duplicaten en dubbele inboeking van facturen of facturen die verloren gaan.
• Betrouwbaarheid van de gegevens
  Allinox betrouwt nu veel meer op de consistentie en de correctheid van de gegevens van de leveranciersfacturen. Met gebruik van de SIM-tool worden facturen namelijk meteen geanalyseerd, gevalideerd en verwerkt dankzij voorgedefinieerde templates en AI-gestuurde tools. De kans op menselijke fouten is dus een pak kleiner.