Allinox réduit considérablement le travail manuel grâce à une gestion automatisée des factures fournisseurs pilotée par l’IA

Points essentiels

• Allinox implémente une solution logicielle de gestion des factures fournisseurs afin d’améliorer la précision et d’assurer une visibilité de bout en bout sur l’ensemble des factures.
• L’entreprise réalise une économie équivalente à 25 % d’un ETP, en libérant du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée telles que la gestion des relations fournisseurs, l’analyse des données et la planification financière stratégique.
• La solution SIM de TheValueChain, développée sur la SAP Business Technology Platform, est intégrée au cloud public SAP S/4HANA d’Allinox et inclut le traitement intelligent des documents (IDP) basé sur l’IA.

À propos d’Allinox

Allinox est une société belge reconnue à l’international et spécialisée dans les ustensiles de cuisine. Fondée en 1949, elle propose une sélection de marques et de marques partenaires, dont Beka et Brabantia, disponibles en magasin et en ligne via des détaillants tels qu’Amazon. De plus, Allinox aide les détaillants à développer une catégorie de produits complète et à élaborer une marque de distributeur dans le domaine des ustensiles de cuisine.

Le défi

En tant qu’entreprise internationale implantée notamment à Hong Kong et aux États-Unis, Allinox avait besoin d’un meilleur contrôle sur la gestion de ses factures fournisseurs. Bien que son processus d’approbation des factures existant soit géré dans SAP, Allinox ne disposait pas de la visibilité complète ni de l’automatisation nécessaires pour garantir l’exactitude financière et la conformité.

Allinox travaille en étroite collaboration avec ses fournisseurs et accorde une grande importance au maintien de bonnes relations. Cependant, bien que l’entreprise ne traite pas un très grand nombre de factures, la charge liée à leur gestion pesait sur le service comptable, nécessitant un travail manuel important. Sans automatisation, tous les e-mails et factures entrants devaient être vérifiés et revérifiés, ce qui rendait l’ensemble du processus sujet aux erreurs.

Le système d’approbation en place montrait ses limites, engendrant des incohérences et des retards. Comme le processus d’approbation n’était pas aussi efficace que nécessaire, des problèmes liés aux factures, tels que des goulets d’étranglement, entraînaient souvent des malentendus impactant la communication et les délais avec les fournisseurs.

N’étant pas en mesure d’obtenir ce qu’elle souhaitait de son système existant, Allinox a recherché une solution capable de répondre à ses besoins croissants. Ayant déjà collaboré avec TheValueChain lors de la mise en place de SAP S/4HANA Public Cloud, Allinox s’est tournée vers son partenaire d’intégration SAP pour obtenir des conseils.

Marlies Vervisch, comptable principale chez Allinox, explique : « Nous connaissions TheValueChain via notre mise en œuvre de SAP S/4HANA Public Cloud et savions qu’ils développaient une solution dédiée à la gestion des factures fournisseurs. Dès le début, nous avons participé au processus d’itération et de test d’un outil intelligent qui simplifie notre gestion des factures. »

La solution

Allinox a implémenté l’extension SIM simplifiée de TheValueChain pour rationaliser et optimiser la gestion de ses factures fournisseurs. La solution offre une visibilité de bout-en-bout à la comptabilité sur toutes les factures, qu’elles soient reçues par e-mail, en format électronique ou papier, via une liste centralisée interactive.

Des modèles prédéfinis permettent la saisie automatique des factures directement dans le système SAP S/4HANA d’Allinox, lequel inclut une archive numérique pour les informations historiques, garantissant qu’aucune donnée ne soit perdue. Grâce au traitement intelligent des documents (IDP) basé sur l’IA, la solution saisit automatiquement les données de facturation selon les critères définis par Allinox tels que les noms, codes fiscaux, numéros de TVA, numéros de commande, etc. Grâce à l’OCR, les pièces jointes des e-mails sont également associées aux factures et intégrées aux archives.

Marlies souligne : « Le SIM crée une uniformisation dans nos factures fournisseurs, tout est standardisé. Cela réduit considérablement la saisie manuelle tout au long du processus. »

Bénéfices

• Visibilité de bout en bout
  L’ensemble du flux de traitement et d’approbation des factures est centralisé, garantissant une transparence totale d’un point de vue financier.
• Gain de temps
  Les factures et leurs validations sont traitées automatiquement dans SAP, ce qui libère le service comptable pour des tâches plus stratégiques et réduit le traitement manuel.
• Précision accrue
  Allinox bénéficie d’une bien plus grande précision dans l’enregistrement et le traitement des factures fournisseurs, jusqu’aux approbations et paiements. La charge de travail est réduite pour les factures en double ou perdues, ainsi que pour les factures régulières ou récurrentes.
• Confiance dans les données
  Allinox a davantage confiance dans la cohérence et l’exactitude de ses données de facturation. Grâce à l’outil SIM, les factures fournisseurs sont instantanément capturées, validées et traitées à l’aide de modèles prédéfinis et d’outils alimentés par l’IA, réduisant ainsi considérablement le risque d’erreurs humaines ou d’informations manquantes.