Agomab bouwt met SAP S/4HANA Public Cloud aan een schaalbare toekomst

Over Agomab

Agomab is een biofarmaceutisch bedrijf dat nieuwe behandelingen ontwikkelt voor chronische, fibro-inflammatoire aandoeningen met een grote nood aan gerichte therapieën. De kandidaat-geneesmiddelen van Agomab richten zich op belangrijke ziekteprocessen en werken waar mogelijk orgaanspecifiek. Zo wil het bedrijf de werkzaamheid verhogen en tegelijk mogelijke bijwerkingen beperken. Met een sterke focus op wetenschappelijke kwaliteit wil Agomab therapieën ontwikkelen die fibrose aanpakken en de werking van aangetaste organen helpen herstellen. Het uiteindelijke doel: mensen met deze aandoeningen een langer en gezonder leven bieden met een betere levenskwaliteit.

De uitdaging

Agomab werkt projectmatig en bevindt zich in een belangrijke groeifase. Het bedrijf zet de stap naar grotere klinische fase 2-studies en breidt tegelijk zijn activiteiten verder uit. De biotechstart-up blijft kapitaal aantrekken van gerenommeerde investeerders, terwijl ook de verwachtingen rond governance, kwaliteit en procesbeheersing toenemen.

Een correcte en tijdige uitvoering van projecten is daarbij cruciaal. Tot voor kort bestond het IT-landschap van Agomab nog uit verschillende losse systemen en tools die typisch zijn voor een start-upomgeving. Die aanpak volstond niet langer om een duurzame groei te ondersteunen. End-to-endintegratie werd bijgevolg een noodzaak.

“Als groeiend bedrijf hadden we nood aan meer structuur in onze werking en wilden we onze werking voorbereiden op wat komt”, verduidelijkt Henk De Jonghe, Head of IT bij Agomab. “We bevinden ons nu in een cruciale fase van onze klinische studies, dus moesten we klaar zijn om op te schalen. Tegelijk moet elk onderdeel van onze werking audit-ready zijn. Regulatory compliance is voor ons geen eenmalige oefening, maar een permanente prioriteit. We wilden daarom ook een schaalbaar model dat ons helpt om in de toekomst aan steeds strengere GxP-vereisten te voldoen.”

De oplossing

Agomab koos om verschillende redenen voor SAP S/4HANA Public Cloud. Dankzij de fit-to-standardaanpak kon het systeem snel worden ingevoerd, terwijl het platform voldoende flexibiliteit biedt om mee te groeien met de organisatie. Agomab kan gebruikmaken van vooraf geconfigureerde oplossingen en gestandaardiseerde processen. Nieuwe functionaliteiten of extensies kunnen daarnaast side-by-side worden ontwikkeld, zonder de ERP-kern met maatwerk te belasten.

Henk: “Veel biotech- en farmastart-ups denken dat SAP te groot of te complex is voor een bedrijf van hun omvang. Daardoor kiezen ze vaak voor kleinere systemen die vandaag volstaan, maar de groei van morgen niet aankunnen. SAP S/4HANA Public Cloud is net ontwikkeld voor bedrijven met veel groeipotentieel. Het geeft ons een schaalbare basis waarop we verder kunnen bouwen, zonder aan flexibiliteit in te boeten.”

Agomab werkte eerder al samen met TheValueChain en koos opnieuw voor de SAP-specialist als implementatiepartner. Samen werkten de teams volgens een efficiënte en geoptimaliseerde versie van de SAP Activate-methodologie. Zeven maanden later ging SAP S/4HANA Public Cloud live.

De oplossing focust op drie kerngebieden: finance, procurement en projectbeheer. SAP S/4HANA Public Cloud vormt de kern terwijl SAP Analytics Cloud managementrapportering en planning ondersteunt. En SAP BTP Integration Suite zorgt voor de koppeling met het projectmanagementplatform van Agomab. Samen geven die oplossingen Agomab meer controle over zijn processen, beter financieel inzicht en een sterkere opvolging van projecten.

Transparante goedkeuringsflows voor procurement

Leveranciers spelen een belangrijke rol in de werking van Agomab, onder meer omdat een groot deel van de R&D-activiteiten wordt uitbesteed. Voorheen verliepen goedkeuringen van aankopen en projectuitgaven grotendeels manueel. Dat zorgde voor vertraging en maakte het moeilijk om het overzicht te bewaren. Vandaag kan Agomab goedkeuringsbevoegdheden rechtstreeks in het systeem vastleggen en delegeren. Zo ontstaat een duidelijke en gestructureerde workflow voor de goedkeuring van aankooporders en projecten.

Projectplanning met de nodige flexibiliteit

SAP biedt uitgebreide mogelijkheden voor projectbeheer, maar Agomab koos ervoor om zijn bestaande gespecialiseerde projectplatform te behouden. Die flexibiliteit is belangrijk in een onderzoeksomgeving waar de richting, timing en budgetten van projecten snel kunnen veranderen. Via SAP Business Technology Platform Integration Suite werd het platform gekoppeld aan SAP S/4HANA Public Cloud.

Agomab beheert in zijn projectplatform zowel de uitgevoerde werkzaamheden als de projectbudgetten. Dankzij de integratie kunnen facturen worden opgevolgd op basis van billing milestones. Zo krijgt het bedrijf een gestructureerd proces voor de goedkeuring van facturen en kan het toekomstige uitgaven nauwkeuriger plannen.

Heldere rapportering op basis van data

Als bedrijf zonder commerciële inkomsten moet Agomab continu kunnen inschatten hoelang de beschikbare financiering de activiteiten kan ondersteunen. Financieringsbehoeften en projectkosten kunnen bovendien snel veranderen naargelang de resultaten van klinisch en wetenschappelijk onderzoek. Nauwkeurige budgettering, forecasting en planning zijn daarom essentieel.

SAP Analytics Cloud geeft Agomab een duidelijk overzicht van actuele uitgaven, toekomstige verplichtingen en verwachte uitgaande cashflow. Daardoor kan het management heldere rapporten opstellen, scenario’s beter inschatten en tijdig bepalen wanneer bijkomende financiering nodig is.

Verdere ondersteuning na de go-live

Ook na de go-live blijft Agomab nieuwe initiatieven opstarten en nieuwe mogelijkheden binnen zijn bedrijfsprocessen benutten. Samen met TheValueChain zette het bedrijf onder meer de PEPPOL-integratie op. Daarmee kan Agomab elektronische bedrijfsdocumenten, zoals facturen, veilig en volgens een gestandaardiseerd formaat uitwisselen. TheValueChain ondersteunt Agomab ook bij het beheer van het SAP-platform. Agomab besteedt zijn cloudgerelateerde technische activiteiten immers uit aan TheValueChain.

Pierre Kemula, CFO bij Agomab: “Onze overstap naar SAP S/4HANA Public Cloud is een belangrijke stap in onze groei. Het platform helpt ons sneller en meer geïntegreerd te innoveren, zodat we uiteindelijk ook meer impact kunnen maken voor patiënten. Omdat de technologie vertrekt van bewezen best practices en een fit-to-standardaanpak, kunnen biotechstart-ups zoals wij in minder dan zeven maanden live gaan en snel efficiënter werken.”

Voordelen

• Sneller operationeel met minder maatwerk
  Dankzij de fit-to-standardaanpak en een agile implementatie kon Agomab snel aan de slag met SAP. Vooraf geconfigureerde processen en direct beschikbare functionaliteit beperken de nood aan complexe maatwerkontwikkeling. Medewerkers kunnen het systeem daardoor sneller gebruiken, zonder langdurige opleidingen of zware aanpassingen.
• Een basis die kan meegroeien
  Agomab werkt vandaag op een enterpriseplatform dat aansluit bij de huidige behoeften en tegelijk ruimte laat voor verdere groei. De organisatie beschikt zo over de schaalbaarheid, controle en ondersteuning die nodig zijn om ook op langere termijn haar operationele en regelgevende ambities waar te maken.
• Procurement volledig geïntegreerd en onder controle
  De procurementprocessen zijn gestandaardiseerd, gecontroleerd en gekoppeld aan het projectbeheer. Nieuwe aankooporders worden automatisch meegenomen in de projectplanning. Teams kunnen daardoor rekening houden met vastgelegde uitgaven, milestones opvolgen en facturen transparant monitoren.
• Meer financiële controle over projecten
  Agomab heeft een duidelijker zicht op de financiële prestaties van projecten door de voortgang voortdurend af te zetten tegen budgetten en aangegane aankoopverplichtingen. Dankzij geïntegreerde rapportering kan het bedrijf uitgaven nauwgezet opvolgen en bewaken of ze in lijn blijven met de beschikbare financiering.