Gumption utilise GoBeyond AI DataBridge pour transformer ses processus SAP, améliorer la qualité des données et libérer un temps précieux

À propos de The Gumption Group

Gumption réunit au sein d’un même écosystème dédié à l’innovation et à la croissance des entrepreneurs inspirés par le numérique représentant 14 marques au Benelux. Ces start-up et scale-up emploient aujourd’hui quelque 800 personnes réparties sur 8 sites.

Le défi

Gumption s’appuyait sur SAP Business ByDesign pour gérer des informations essentielles à ses activités, mais l’accès à ces informations présentait certaines limites. Lorsque Gumption a commencé à explorer les possibilités offertes par l’IA pour améliorer ses processus, il est rapidement apparu qu’il fallait d’abord améliorer la qualité et l’accessibilité des données contenues dans SAP Business ByDesign. De meilleures données de base étaient indispensables pour constituer le socle des futures initiatives en matière d’IA.

Benjamin Kindt, Excellence Partner chez The Gumption Group, explique : « Nous avions besoin d’une solution capable d’identifier les données manquantes, de récupérer les bonnes informations et de réinjecter les données validées dans SAP, sans recherches manuelles. Si nous voulions que l’IA nous soit réellement utile, il fallait d’abord disposer de données de base fiables. »

La solution

Pour combler cette lacune, Gumption s’est tourné vers GoBeyond AI DataBridge de TheValueChain. La solution connecte son environnement SAP Business ByDesign à ses outils d’IA, permettant au groupe d’améliorer la qualité des données tout en ouvrant de nouvelles possibilités d’automatisation.

Le premier cas d’usage concernait la classification des clients. L’IA analyse les fiches clients, identifie les informations manquantes, comme le secteur d’activité, et les réinjecte directement dans SAP Business ByDesign, sans saisie manuelle.

Gumption a ensuite cherché à exploiter plus largement le potentiel de l’IA dans l’ensemble de son processus order-to-cash. Des équipes de différents clusters du groupe ont examiné chaque étape, depuis l’enregistrement des prospects dans HubSpot et la création des opportunités dans SAP Business ByDesign jusqu’aux contrats, à la création des projets, aux feuilles de temps et à la facturation. Objectif : développer une approche standardisée pouvant profiter à toutes les entreprises du groupe.

La facturation s’est rapidement imposée comme l’un des domaines offrant le plus de potentiel. Aujourd’hui, plusieurs interventions manuelles sont nécessaires pour déclencher les factures dans SAP Business ByDesign. Gumption développe un tableau de bord regroupant les différents points de contrôle afin que les collaborateurs puissent immédiatement identifier les éléments nécessitant leur attention. À terme, le système devrait pouvoir générer automatiquement les factures une fois les contrôles pertinents effectués.

Un cas d’usage plus récent va au-delà de l’amélioration de l’efficacité des processus pour s’étendre à l’aide à la décision. Grâce à AI DataBridge, Gumption a développé une prévision de trésorerie qui extrait de SAP Business ByDesign les factures ouvertes, les données bancaires et d’autres informations pertinentes afin d’offrir une vision prospective de la situation de trésorerie du groupe.

La sécurité et les autorisations ont également été intégrées dès la conception. AI DataBridge sert de passerelle entre SAP Business ByDesign et l’agent IA sans stocker lui-même les informations de l’entreprise. Les accès sont liés aux autorisations SAP existantes de chaque utilisateur : personne ne peut donc consulter via l’IA davantage d’informations que dans SAP.

Benjamin souligne : « Cette solution nous permet d’extraire les données de manière beaucoup plus efficace. Nous pouvons améliorer nos processus tout en veillant à disposer de données de base d’une qualité suffisante pour les faire fonctionner. »

Un pipeline d’opportunités liées à l’IA

Gumption ne considère pas AI DataBridge comme un projet isolé. Le groupe passe en revue ses processus métier afin d’identifier les domaines dans lesquels l’IA peut apporter des gains d’efficacité. Il en résulte un pipeline de cas d’usage, qui pourraient à terme s’étendre au-delà de SAP Business ByDesign à d’autres systèmes connectés via AI DataBridge.

Avantages

• Des données de base SAP plus fiables : les données manquantes sont identifiées automatiquement et les informations validées réinjectées dans SAP Business ByDesign.
• Moins de tâches manuelles : l’IA réduit le travail nécessaire au contrôle des feuilles de temps, au rapprochement entre les ventes et les commandes et à la création des factures.
• Une facturation simplifiée : un tableau de bord unique centralise les différents points de contrôle des factures, ce qui permet d’identifier plus facilement les éléments qui nécessitent une intervention et d’agir en conséquence.
• Une meilleure visibilité sur la trésorerie : AI DataBridge offre à Gumption une vision prospective de sa trésorerie, permettant au groupe d’anticiper ses besoins et de gérer ses liquidités de manière proactive.
• Des processus standardisés à l’échelle du groupe : l’approche peut être réutilisée dans les différentes entreprises de Gumption, afin d’améliorer les processus grâce à l’IA de manière cohérente.
• Une meilleure gouvernance des données : les accès via l’IA sont calqués sur les autorisations SAP existantes de chaque utilisateur. Ainsi, aucun élément n’est accessible au-delà de ce qu’ils peuvent déjà consulter.
• Un accès plus rapide aux informations SAP : AI DataBridge permet aux utilisateurs d’extraire et d’exploiter plus efficacement les données SAP.