AVR Machinery libère des capacités au sein de ses achats avec GoBeyond Supplier Confirmations

À propos d’AVR Machinery

AVR Machinery conçoit et fabrique des machines destinées à la culture de la pomme de terre. Le service des achats occupe une place centrale dans l’entreprise, reliant la recherche et développement aux opérations et à la production. Il est chargé de négocier les prix, les contrats et les conditions de livraison les plus avantageux, tout en veillant à ce que les matériaux et les composants soient livrés au moment où la production en a besoin. L’équipe se compose d’acheteurs par catégorie, qui gèrent les fournisseurs, les contrats et les prix, et d’acheteurs opérationnels, chargés des commandes et de leur suivi quotidien.

Le défi

Alors qu’AVR continuait à optimiser ses processus, la pression sur les achats s’intensifiait afin de gagner en précision, en efficacité et en proactivité.

Jusqu’à récemment, AVR traitait les confirmations de commande des fournisseurs quasi totalement à la main. Celles-ci arrivaient dans une boîte mail partagée. L’équipe devait retrouver la commande correspondante, vérifier la confirmation du fournisseur et les dates de livraison, puis saisir manuellement les informations dans SAP S/4HANA, tout en identifiant elle-même les éventuelles divergences. Avec quelque 485 fournisseurs actifs et environ 22.000 documents de confirmation traités chaque année, dont beaucoup comportent vingt lignes de commande voire davantage, le volume d’informations à contrôler ligne par ligne était considérable. Le processus était particulièrement chronophage pour les commandes importantes et pouvait, les jours de forte activité, mobiliser l’équivalent d’une personne à temps plein.

Cette charge de travail manuelle entraînait également un risque réel d’erreur. Sur des commandes de 30 ou 40 lignes, une petite erreur pouvait passer longtemps inaperçue et avoir des répercussions importantes sur la planification de la production.

Stephanie Fernandez, PMO Manager chez AVR Machinery, explique : « La valeur ajoutée des achats réside dans notre manière d’acheter et de négocier, beaucoup moins dans le travail opérationnel consistant à saisir un document standard et à le transférer dans notre système. Nous devons nous concentrer sur les exceptions plutôt que de devoir examiner chaque ligne. »

La Solution

AVR utilisait déjà une solution de gestion des factures fournisseurs et connaissait donc le principe de l’automatisation de la lecture des documents fournisseurs et de l’intégration des informations dans SAP. À la recherche d’une méthode plus efficace pour gérer les confirmations fournisseurs, AVR a mené un processus de sélection structuré associant les achats, les analystes métier et les sponsors du projet, et invité plusieurs fournisseurs à présenter leur solution.

La manière dont TheValueChain a présenté sa solution a fait la différence. Au lieu de se concentrer uniquement sur l’IA destinée à lire les documents, l’équipe a montré comment le produit fonctionnait directement dans l’environnement opérationnel SAP S/4HANA d’AVR, ce qu’aucun autre fournisseur n’avait fait.

Luca Verlinde, Category Buyer Cabin & Electronics chez AVR Machinery, souligne : « Nous n’avions encore jamais vu une telle intégration avec SAP. Il ne s’agit pas de faire de l’IA pour faire de l’IA : elle accomplit réellement une tâche et crée de la valeur. »

L’implémentation s’est déroulée parallèlement à un autre grand projet de gestion d’entrepôt, ce qui a compliqué le calendrier. Malgré tout, la relation avec TheValueChain s’est faite dans un esprit de collaboration, l’équipe d’AVR étant en contact direct avec les développeurs et bénéficiant d’un support proactif. Des fonctionnalités qui n’étaient initialement pas prévues dans le périmètre ont été intégrées. La solution permet ainsi de traiter les pièces jointes dont les informations pertinentes figurent directement dans le corps de l’e-mail. Au départ, AVR utilisait un import Excel des commandes en cours Par la suite, TheValueChain a intégré directement les données d’identification nécessaires dans la solution.

« C’était formidable de constater qu’il était possible d’avoir un tel impact, même avec une solution SaaS », ajoute Luca.
L’intégration avec SAP S/4HANA s’est globalement déroulée avec succès. Les données des confirmations fournisseurs sont désormais directement transférées dans SAP S/4HANA, supprimant une grande partie du travail manuel auparavant nécessaire pour transférer les informations des documents fournisseurs vers le système ERP.

Les avantages

• Davantage de capacité pour les achats : l’automatisation réduit les traitements manuels et permet aux acheteurs opérationnels de consacrer environ 20 % de leur temps à des activités à plus forte valeur ajoutée.
• L’accent n’est plus mis sur le traitement, mais sur les exceptions : si un fournisseur confirme 200 lignes et qu’une seule accuse un retard, l’équipe peut se concentrer directement sur celle-ci au lieu de contrôler manuellement les 200 lignes.
• Réduction du risque d’erreurs de saisie : le rapprochement automatisé avec les commandes réduit le risque que des dates ou quantités incorrectes soient introduites dans SAP et perturbent la planification de la production.
• Intégration directe avec SAP S/4HANA : les données de confirmation sont directement transférées dans l’ERP d’AVR, sans étape distincte de transfert manuel.
• Davantage de temps pour des tâches d’achat à valeur ajoutée : l’équipe peut se concentrer sur la gestion des fournisseurs, les négociations et les exceptions qui nécessitent réellement son attention.

La collaboration avec TheValueChain

Pour AVR, la valeur de la collaboration ne résidait pas seulement dans la technologie, mais aussi dans la manière dont le produit continue d’évoluer.

« On sent que TheValueChain croit réellement en son produit et cherche constamment à l’améliorer. Les étapes que nous avons franchies ensemble et le niveau de service actuel me rendent très confiant pour la suite. »

Luca Verlinde, Category Buyer Cabin & Electronics, AVR Machinery