AVR Machinery verhoogt de efficiëntie van procurement met GoBeyond Supplier Confirmations

Over AVR Machinery

AVR Machinery ontwerpt en bouwt machines voor de aardappelteelt. Procurement speelt daarin een centrale rol. Het team vormt de schakel tussen R&D, operations en productie en zorgt ervoor dat materialen en onderdelen op het juiste moment beschikbaar zijn, tegen de juiste prijs en voorwaarden. Binnen het team focussen category buyers op leveranciers, contracten en prijsafspraken. Operationele inkopers nemen purchase orders en de dagelijkse opvolging voor hun rekening.

De uitdaging

AVR is voortdurend op zoek naar manieren om zijn processen verder aan te scherpen. Daardoor kwam ook procurement steeds nadrukkelijker op de radar te staan: hoe werken we nauwkeuriger, proactiever en efficiënter, zonder onze mensen nóg meer operationeel werk te geven?

Tot voor kort werden orderbevestigingen van leveranciers bijna volledig manueel verwerkt bij AVR. Ze kwamen binnen in een gedeelde mailbox, waarna een medewerker diverse handelingen moest uitvoeren: de juiste purchase order opzoeken, de bevestiging controleren, leverdata vergelijken en de informatie handmatig invoeren in SAP S/4HANA. Ook eventuele afwijkingen moesten lijn per lijn worden opgezocht.

Met zo’n 485 actieve leveranciers en zo’n 22.000 bevestigingsdocumenten per jaar liep dat snel op, zeker omdat één document makkelijk meer dan twintig orderlijnen kan bevatten. Grote PO’s vroegen dus bijzonder veel tijd. Op drukke dagen kon de verwerking ervan zelfs een volledige werkdag in beslag nemen.

Bij orders die wel dertig of veertig lijnen lang waren, bleef één kleine manuele invoerfout bovendien soms lang onopgemerkt, wat tot een aanzienlijke impact op de productieplanning kon leiden.

Stephanie Fernandez, PMO Manager bij AVR Machinery, vat het zo samen: “De echte waarde van procurement zit in hoe we aankopen en onderhandelen. Niet in het overtypen van een standaarddocument in ons systeem. We moeten onze aandacht kunnen richten op uitzonderingen, in plaats van elke lijn apart te controleren.”

De oplossing

AVR werkte al met een oplossing voor het verwerken van leveranciersfacturen. Het principe om documenten automatisch uit te lezen en informatie met SAP te verbinden, was dus niet nieuw.

Voor de verwerking van orderbevestigingen organiseerde AVR een gestructureerd selectietraject waarbij procurement, businessanalisten en projectsponsors betrokken waren. Verschillende leveranciers kregen de kans om hun oplossing voor te stellen.

Het verschil zat uiteindelijk niet alleen in wat TheValueChain vertelde, maar vooral in wat het liet zien. Waar andere leveranciers vooral focusten op AI voor documentherkenning, demonstreerde TheValueChain hoe GoBeyond Supplier Confirmations in de praktijk werkte binnen de operationele SAP S/4HANA-omgeving van AVR.

Voor Luca Verlinde, Category Buyer Cabin & Electronics bij AVR Machinery, gaf dat de doorslag. “Die integratie met SAP hadden we bij de andere oplossingen niet gezien. Het is geen AI om de AI. De technologie doet effectief werk en creëert waarde.”
De implementatie liep tegelijk met een groot warehousemanagementproject. Geen ideale timing, maar de samenwerking bleef pragmatisch en direct. Het AVR-team stond rechtstreeks in contact met de ontwikkelaars van TheValueChain en kreeg proactieve ondersteuning wanneer er aanpassingen nodig waren.

Ook functionaliteiten die aanvankelijk niet binnen de scope vielen, werden ondertussen toegevoegd. Zo kan de oplossing bevestigingen verwerken waarvan de relevante informatie rechtstreeks in de e-mailtekst staat. Aanvankelijk werkte AVR met een Excel-upload van openstaande orders. Later integreerde TheValueChain de nodige identificatiegegevens rechtstreeks in de oplossing.

“Het was sterk om te zien hoeveel impact je ook binnen een SaaS-oplossing kunt realiseren”, zegt Luca.

Vandaag stroomt de informatie uit leveranciersbevestigingen rechtstreeks naar SAP S/4HANA. Een groot deel van het manuele overtypwerk tussen leveranciersdocument en ERP-systeem valt daardoor weg.

De voordelen

• Meer capaciteit binnen procurement: automatisering vermindert het manuele verwerkingswerk. Daardoor komt ongeveer 20% van de tijd van operationele inkopers vrij voor activiteiten met meer toegevoegde waarde.
• Focus op uitzonderingen in plaats van verwerking: bevestigt een leverancier 200 orderlijnen en duikt er een vertraging op, dan kan het team zich meteen op die afwijking richten. De andere 199 lijnen hoeven niet langer manueel gecontroleerd te worden.
• Minder risico op invoerfouten: door orderbevestigingen automatisch te vergelijken met purchase orders is het risico op verkeerde hoeveelheden of leverdata in SAP en dus een verstoorde productieplanning kleiner.
• Rechtstreekse integratie met SAP S/4HANA: gegevens uit orderbevestigingen stromen meteen door naar het ERP-systeem van AVR. Een aparte manuele overdracht valt weg.
• Meer tijd voor procurementwerk dat écht waarde toevoegt: het team kan zich sterker richten op leveranciersmanagement, onderhandelingen en de uitzonderingen die echt aandacht vragen.

Samenwerken met TheValueChain

Voor AVR zat de waarde van de samenwerking niet alleen in de technologie, maar ook in de manier waarop het product verder wordt ontwikkeld.

“Je merkt dat TheValueChain echt in het product gelooft en het voortdurend beter wil maken. De stappen die we samen hebben gezet en het serviceniveau van vandaag geven me veel vertrouwen in wat er nog komt.”

Luca Verlinde, Category Buyer Cabin & Electronics, AVR Machinery