Signhere om aankoopdocumenten te ondertekenen: go of no-go?

Een klant met SAP had onlangs behoefte aan een nieuwe oplossing om inkoopdocumenten elektronisch te ondertekenen met behulp van eID of Itsme. Hun oude oplossing voldeed niet langer aan de huidige beveiligingseisen. Ze besloten om voor Signhere te kiezen, en ik was betrokken bij de implementatie en integratie met SAP. Een interessante ervaring!

De klant had een gebruiksvriendelijke tool nodig om documenten te ondertekenen met gecertificeerde ID-verificatie voor inkoopdocumenten. De oude oplossing voldeed niet meer aan de huidige beveiligingseisen. Om een inkoopdocument te ondertekenen, moest je je eID invoeren in de eID-kaartlezer van je werkstation. De oplossing was gebaseerd op Microsoft Internet Explorer (IE) en gebruikte Adobe Acrobat en plug-ins.

Aangezien IE werd uitgefaseerd, moest de klant een nieuwe browser kiezen als hun standaard en een nieuwe tool voor ondertekening. De klant koos voor Chrome als de standaardbrowser in het bedrijf. Dit was echter niet compatibel met de bestaande oplossing gebaseerd op Adobe Acrobat. De klant vond een goede alternatieve oplossing in Signhere.

Er moesten enkele wijzigingen worden aangebracht om de nieuwe tool te integreren met de bestaande implementatie. De workflow voor het ondertekenen van inkooporders onderging enkele veranderingen.

De goedkeuringsstroom moest echter hetzelfde blijven. Het document wordt behandeld in aangepaste ontwikkeling in SAP. De betrokken personen keuren de inhoud goed op een Chrome-scherm. De laatste persoon in de goedkeuringsketen ondertekent het document in Signhere.

 

Dit is hoe de integratie met Chrome en Signhere werkt:

· Wanneer de goedkeuringsworkflow begint, controleert het systeem of er al een eerdere versie van het document bestaat in Signhere. Zo ja, dan wordt deze versie verwijderd. Soms ondergaat een document dat al in Signhere staat nog significante wijzigingen. Het idee is dat een significante wijziging een nieuwe goedkeuringsstroom activeert.
• Als het hoogste niveau in de goedkeuringsketen -1 akkoord gaat met de inhoud van het document, wordt het overgezet naar Signhere.

• De topniveau in de goedkeuringsketen ontvangt vervolgens een taak in zijn/haar inbox met twee opties: nu Go to Signhere, of besluiten dit later te doen. Als je op de knop drukt, toont het systeem je een kleine procesbeschrijving van de vervolgacties in Signhere.

• Als je selecteert, opent Signhere het te ondertekenen document. De gebruiker moet het hele document doorbladeren om ervoor te zorgen dat hij/zij het grondig heeft gecontroleerd voordat hij/zij ondertekent. De weigeringsknop kan worden gebruikt zonder het hele document door te bladeren.

• Als de gebruiker besluit het document te ondertekenen, moet hij/zij de algemene voorwaarden van Signhere bevestigen door een selectievakje aan te vinken. Pas dan verschijnt de knop . Wanneer de gebruiker op de knop drukt, krijgt hij/zij een pop-up met de keuze tussen 2 opties: ondertekenen met Itsme of via uw eID.

• De workflow wacht op feedback van Signhere of het document is ondertekend of geweigerd.

• Een ondertekend document wordt opgeslagen. Een geweigerd document komt in een nieuwe cyclus voor aanpassingen en goedkeuring. In beide gevallen wordt het document uit Signhere verwijderd, zodat het geen verschillende versies van hetzelfde document kan bevatten.

Ik heb de ondertekening van documenten met Signhere geïmplementeerd via eID of handmatig in de testomgeving. In de productieomgeving is ondertekening mogelijk met Itsme of eID.

 

Conclusie

Mijn conclusie is eenvoudig. Je kunt gerust zijn wanneer je overweegt Signhere te implementeren om je SAP PDF inkooporders te ondertekenen. Je hebt verschillende opties, zoals eID, Itsme, of gewoon je muis of touchpad gebruiken.

Ik kijk uit naar jullie feedback en vragen!

Praat met een expert