Professional Services in de S/4HANA Cloud

Professional Services is een exclusieve module van S/4HANA Cloud Essentials voor dienstverlenende bedrijven. Het beschikt over handige functionaliteiten voor projectmanagement en is tot op zekere hoogte vergelijkbaar met Enterprise Portfolio en Project Management (EPPM), wat bijvoorbeeld de ondersteuning voor klanten en interne projecten, financiële verslagen en tijdregistratie betreft.  Professional Services heeft daarnaast ook eigen CDS-views en Fiori-apps, die totaal verschillend zijn van die in EPPM.

1.      Eigen Fiori-apps voor projectmanagement

Bepaalde Fiori-apps van Professional Services zijn niet beschikbaar in EPPM en omgekeerd. De belangrijkste apps in Professional Services zijn ongetwijfeld Plan Customer Projects en Plan Internal Projects. Deze bieden een waaier aan projectmanagementtools aan zoals een projectstructuur en Work Breakdown Structure (WBS) creëren, statusbeheer, resourcemanagement, kostenplanning (basis en huidig), beheer van facturatieplan, overzicht van projectstatussen en financiën. Voor klantenprojecten kan je ook rechtstreeks naar de facturatieapp gaan.

2.      Basis- en geavanceerd resourcemanagement

Middelen en personen toewijzen aan WBS-elementen is eenvoudig in Professional Services. Het systeem berekent de voorziene kosten en inkomsten gebaseerd op de geplande uren en tarieven. De kosten kunnen gedetailleerd worden aan de hand van verschillende zaken zoals bedrijfscodes of personeelsnummers. 

Toegewezen personen kunnen automatisch taken zien in de app My Timesheet. De ‘restrict unstaffed posting’-vlag, geeft aan of niet-aangeduide personen tijd kunnen inboeken. 

Advanced Resource Management is niet standaard inbegrepen maar kan de toewijzing van personeel aan projecten wel vergemakkelijken. Het biedt meer inzicht in de bezettingsgraad en gevraagde middelen, wijst op overboekingen en beschikbare personen en houdt rekening met de nodige skills. Je kan werken op basis van huidige opdrachten, openstaande aanvragen en de skills van elke persoon.

3.      Projectfacturatie

In Professional Services heb je ook de app Plan Customer Projects, die facturatie beheert aan de hand van verkooporders (SO03). De module biedt vaste prijzen, tijden en uitgaven, periodieke diensten en facturatie op basis van gebruik. Om te factureren creëer je een verzoek voor een debetnota, een optionele voorlopige facturatie en finale facturatie. Het factureren van tijd en uitgaven laat je toe om bedragen uit te stellen of af te schrijven. 

4.      Beperkingen van Professional Services

De vermelde features zijn dan wel een groot voordeel ten opzichte van EPPM, ook Professional Services heeft zijn beperkingen. Er ontbreken namelijk enkele nuttige features.

Zo is het niet gemaakt voor logistieke projecten. Professional Services integreert niet met vraagbeheer voor producten in stock en je kan geen uitgaande leveringen linken aan projecten. Het is technisch gezien wel mogelijk om kosteloze verkooporders te linken aan een project via WBS-elementen en om aanvragen en leveringen te creëren. Maar deze processen worden niet officieel ondersteund door SAP voor Professional Services. 

In EPPM is dit daarentegen een best practice. In projectmanagement heeft Professional Services een structuur in twee niveaus van WBS-elementen: een eerste voor de facturatie van WBS-elementen, een tweede voor ondergeschikte ‘cost WBS-elementen’.  Cost WBS-elementen hebben een vlakke structuur zonder hiërarchie, in tegenstelling tot EPPM dat een structuur in meerdere niveaus heeft zoals S/4HANA On-Premise.

Conclusie

Professional Services biedt je enkele unieke features die je niet in EPPM vindt, wat het een waardevolle tool maakt voor de dienstensector. Zelfs voor productie- of technische bedrijven met projectgebaseerde activiteiten kunnen deze features van pas komen. Toch is omwille van de beperkingen wat logistiek betreft, EPPM misschien een betere keuze in dat geval. 

Voor bedrijven die zich enkel focussen op professionele diensten, is deze oplossing ideaal. Je combineert er namelijk de voordelen mee van gespecialiseerde Fiori-apps, op maat gemaakte facturatieprocessen en geavanceerde opties voor resourcemanagement.

Wil je Professional Services optimaliseren via de S/4HANA Cloud? TheValueChain helpt je op weg.