Een flexibele workflow voor inkoopcontracten: zo stel je dat eenvoudig in in S/4HANA

Zo pas je de flexibele workflow voor inkoopcontracten in de SAP GUI aan 

Als eerst configureer je de flexibele workflow in de SAP GUI, we nemen je mee in de 7 stappen:

• In de transactie-SWU3 moeten alle genoemde aanpassing stappen een groen vinkje hebben, maar als dat niet het geval is - klikt je gewoon op ‘automatische aanpassingen opnieuw uitvoeren’ of selecteer je één van de activiteiten en en klik je op ‘activiteit uitvoeren’ om de vereiste instellingen te configureren. 

• Zorg er vervolgens voor dat de workflow “WSOO800304” actief is: SPRO > SAP NetWeaver > Applicatieserver > Bedrijfsbeheer > SAP Business Workflow > Flexibele workflow > Scenario Activering

• Configureer vervolgens de beslissing knoppen voor de My Inbox-app: SPRO > SAP NetWeaver > SAP Gateway Service Enablement > Content > Workflow Settings >  Onderhoud taaknamen en beslissingsopties

• In deze stap activeer je de flexibele workflow voor inkoopcontracten op basis van het documenttype: SPRO > Materiaalbeheer > Inkoop > Contract > Activeer de flexibele workflow voor contract

• Zorg ervoor dat de app Mijn Postvak IN beschikbaar is en is ingesteld voor de goedkeurders door de volgende parameterwaarden te definiëren voor de taak-ID TS00800578 / werkstroom scenario WS00800304: SPRO > Materiaalbeheer > Inkoop > Contract > Flexibele workflow voor inkoopcontracten > Klant afhankelijke configuratie

• Generaliseer taken en activeer de koppeling van gebeurtenistypes voor het flexibele workflow inkoopcontract Transactie SWETYPV

• Last but not least, registreer de volgende OData-service in de flexibele workflow Transactie /n/IWFND/MAINT_SERVICE

Definieer de goedkeuring regels in de app ‘beheer workflows inkoopcontracten’ 

Zodra de set-up in de SAP GUI is voltooid, kun je de goedkeuring stormen definiëren in de app ‘beheer workflows voor inkoopcontracten’. De app toont je alle toepasselijke workflows voor inkoopcontracten en door op ‘toevoegen’ te klikken kun je een nieuwe workflow aanmaken: 

Kop en eigenschappen

Door op de koptekst te klikken kun je een naam toevoegen. Bij de eigenschappen kun je de geldigheidsperiode van de workflow toevoegen.

Startvoorwaarden

Het is goed om te onthouden dat je in een workflow voorwaarden kunt definiëren door op de knop ‘alternatieve voorwaarden' te klikken. Zoals hieronder weergegeven, is de workflow van toepassing op inkoopcontracten met ‘US01’ als bedrijfscode en als de doelwaarde van het inkoopcontract hoger is dan USD 50.000.

Vergeet echter niet dat er enkele randvoorwaarden van toepassing kunnen zijn en dat je mogelijk een randvoorwaarde moet selecteren en daardoor parallel enkele waarden moet aanpassen.

Stap volgorde

Vervolgens kun je enkele verschillende stappen toevoegen door op de knop ‘toevoegen’ te drukken:

In deze sectie kun je een stap naam toevoegen en kun je ervoor kiezen of je wilt dat de vrijgave van het inkoopcontract automatisch wordt uitgevoerd of dat je de functionaliteit van de ontvanger voor de vrijgave van het inkoopcontract definieert.

Ontvangers

Je kunt ook gebruikers toewijzen aan werkstroom stappen, op basis van de gebruiker of de rol in de organisatie.

• Als je een gebruiker selecteert in het veld ‘toewijzen door’, kun je één of meerdere gebruikers kiezen uit de selectie van het gebruikersveld.

• Als je in het veld ‘toewijzing door’ een rol selecteert, kun je kiezen uit verschillende opties zoals ‘beheerder van laatste ’ of ‘verantwoordelijke kostenplaats met hoogste debet’. Het is voor bepaalde rollen noodzakelijk om de teamfuncties te definiëren met behulp van de applicatie Manage Teams and Responsibilities.

Afhandeling van uitzonderingen

Als de goedkeurder besluit een werkitem af te wijzen, kun je definiëren wat de volgende actie voor de workflow zou zijn, b.v. herstart of het annuleren van de workflow. De werkstroom wordt standaard geannuleerd wanneer er een uitzondering optreedt in de stappenreeks.

Nadat je de workflow hebt opgeslagen, moet je ervoor zorgen dat de status actief is:

Koopcontract goedkeuren of afwijzen via de app ‘Mijn Postvak IN’

Als laatste stap ontvangt de goedkeurder het koopcontract dat moet worden goedgekeurd of afgekeurd in de My Inbox app.